Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В практике гражданско‑правовых отношений часто возникают ситуации‚ когда одна из сторон договора аренды несёт дополнительные расходы‚ связанные с эксплуатацией арендованного имущества (коммунальные платежи‚ текущий ремонт‚ налог на имущество и т.п.). Для formalного оформления права на возмещение таких расходов применяется акт возмещения расходов по договору аренды. Ниже представлен подробный обзор правового регулирования‚ условий применения‚ содержания и порядка оформления данного документа.

Нормативная база

Гражданский кодекс РФ – ст. 606‑625 (общие положения об аренде)‚ ст. 614 (обязанность арендатора возмещать арендодателю расходы‚ связанные с содержанием имущества).

Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 25 от «О применении судами некоторых положений части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» – разъяснения по вопросам возмещения расходов.

Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от № 305‑ЭС23‑21181 по делу № А40‑124491/2022 – пример судебной практики‚ подтверждающей необходимость оформления акта возмещения расходов.

Налоговый кодекс РФ – ст. 252 (учет расходов на аренду) и ст. 264 (расходы на содержание имущества).

Согласно указанным нормам‚ арендатор обязан возместить арендодателю фактически понесённые им расходы‚ если такие расходы не включены в размер арендной платы и стороны не иным образом согласовали иное распределение затрат.

Когда применяется акт возмещения расходов
Акт составляется в следующих случаях:

Коммунальные платежи (электричество‚ вода‚ газ‚ отопление)‚ если они не включены в арендную плату.

Текущий ремонт и содержание арендованного помещения (замена ламп‚ мелкий ремонт сантехники‚ уборка прилегающей территории).

Налоги и сборы‚ связанные с владением имуществом (налог на имущество организаций‚ земельный налог)‚ если арендодатель несет их самостоятельно.

Дополнительные услуги‚ предоставленные арендодателем по запросу арендатора (охрана‚ уборка‚ техническое обслуживание оборудования).

Иные расходы‚ прямо предусмотренные договором аренды как подлежащие возмещению (например‚ стоимость страховки имущества).

Важно‚ чтобы факт возникновения расходов был документально подтверждён (счета‚ квитанции‚ акты выполненных работ).

Содержание акта возмещения расходов
Акт представляет собой односторонний документ‚ подписываемый арендодателем (или его уполномоченным представителем) и подтверждающий право арендатора на возмещение. В акте должны быть отражены следующие реквизиты:

Название документа – «Акт возмещения расходов по договору аренды № [номер] от [дата]».

Стороны договора – полные наименования арендодателя и арендатора (ООО‚ ИП и т.д.)‚ их ИНН/КПП‚ юридические адреса.

Основание – ссылка на договор аренды (номер‚ дата) и конкретный пункт договора‚ регулирующий возмещение расходов.

Перечень расходов – детализация каждой статьи затрат с указанием:

наименования услуги/работы;

периода‚ за который осуществлен платёж;

суммы (с НДС и без НДС‚ если применимо);

номера и дат подтверждающих документов (счета‚ квитанции‚ акты).

Способ и срок возмещения – указание‚ как и когда арендатор получит компенсацию (банковский перевод‚ зачёт в арендную плату и т.п.);

Подписи сторон – фамилия‚ имя‚ отчество (при наличии)‚ должность‚ подпись и расшифровка.

Печать организации (если предусмотрено внутренними регламентами).

При отсутствии согласия арендатора на указанную сумму‚ акт может быть оформлен как претензия с последующим обращением в суд.

Пример формы акта возмещения расходов

АКТ возмещения расходов по договору аренды № 2025/07 от 

г. Москва

Мы‚ нижеподписавшиеся:

Арендодатель: ООО «СтройМастер»‚ ИНН ###‚ КПП ###‚
юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10‚ офис 5‚
представитель – Иванов Иван Иванович‚ генеральный директор‚
Арендатор: ИП Петров Петр Петрович‚ ИНН ###‚
юридический адрес: 654321‚ г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10‚ офис 5‚

ссылаясь на договор аренды нежилого помещения № 2025/07 от 
(далее – Договор)‚ пункт 4.3 которого предусматривает возмещение
арендодателем коммунальных платежей‚ не включенных в размер арендной платы‚
подтверждаем факт возникновения следующих расходов арендодателем за период
с по :


 Электричество – счет № ЭН-202608/12 от ‚ сумма 12 450‚00 руб. (вкл. НДС 20%).
 Водоснабжение и водоотведение – счет № ВВ-202608/07 от ‚ сумма 3 780‚00 руб. (вкл. НДС 20%).
 Отопление – счет № ОТ-202608/03 от ‚ сумма 8 920‚00 руб. (вкл. НДС 20%).


Возмещение производится арендатором путем банковского перевода на расчетный счет
арендодателя № 40###0012345 в Банке «Примербанк» не позднее
.

Арендодатель: _____________________ /Иванов И.И./
Арендатор: _____________________ /Петров П.П./


«___» __________ 2026 г.

Процедура оформления и передачи акта

Сбор подтверждающих документов – арендодатель собирает все счета‚ квитанции‚ акты выполненных работ за отчётный период.

Сверка с договором – проверяется‚ что данные расходы подлежат возмещению согласно условиям договора.

Составление акта – заполняется форма акта (см. пример выше).

Согласование с арендатором – акт направляется арендатору для ознакомления и подписи. При возникновении разногласий проводится переговорный процесс или составляется претензия.

Подписание и обмен экземплярами – каждая сторона получает подписанный экземпляр акта.

Оплата или зачёт – арендатор перечисляет сумму возмещения или зачитывает её в счет будущих арендных платежей (по соглашению сторон).

Бухгалтерское отражение – арендодатель отражает полученную сумму как доход‚ арендатор – как расход (в соответствии с НК РФ и бухгалтерскими стандартами).

Юридические последствия неправильного оформления

Отсутствие подписи акта со стороны арендатора может быть расценено как несогласие с заявленной суммой‚ что влечёт необходимость досудебного претензионного порядка и‚ при неудовлетворении‚ обращения в суд.

Несоответствие указанных в акте расходов фактически понесённым затратам может привести к признанию акта недействительным и взысканию неосновательного обогащения.

Нарушение сроков оплаты‚ указанных в акте‚ допускает начисление пени или штрафов в соответствии с договором и ГК РФ.

Акт возмещения расходов по договору аренды является ключевым инструментом для защиты прав сторон арендных отношений. Его правильное составление:

обеспечивает прозрачность и документальное подтверждение факта возникновения затрат;

позволяет избежать споров и судебных разбирательств;

способствует своевременному выполнению финансовых обязательств;

соответствует требованиям налогового и бухгалтерского законодательства.

Следуя представленным рекомендациям и используя образец формы акта‚ стороны смогут оформить возмещение расходов быстро‚ корректно и в полном соответствии с действующим правом.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и судебной практики на .