Акт утверждения образца материала – это официальный документ, фиксирующий результаты проверки и согласования образца (пробного куска, партии, партии сырья, готового изделия и т.п.) с установленными техническими, нормативными или контрактными требованиями. Такой акт служит основанием для дальнейшего использования материала в производственном процессе, его закупки, поставки или реализации.

Назначение и область применения

• Контроль качества – подтверждение того, что образец соответствует ГОСТ, ТУ, СТБ, международным стандартам или спецификациям заказчика.
• Приемка поставки – оформление факта приемки материала от поставщика после предварительной проверки.
• Разработка и внедрение новых материалов – фиксация результатов испытаний опытных образцов перед серийным производством.
• Архивное хранение – создание документального доказательства для возможных споров, проверок контролирующих органов или внутреннего аудита.

Структура акта

Общий вид акта утверждения образца материала включает следующие обязательные разделы:

1. Шапка документа – наименование организации, реквизиты, номер и дата акта.
2. Преамбула – основание для составления акта (приказ, договор, техническое задание и т.д.).
3. Информация о комиссии – состав (ФИО, должности) лиц, участвовавших в осмотре и испытании образца; указывается, что комиссия создана в соответствии с внутренним регламентом.
4. Описание образца – наименование, артикул, партия, количество, условия хранения и транспортировки.
5. Методы и результаты проверки – перечень проведенных испытаний (механические, химические, физические, размерные и др.), нормативные показатели, фактические значения, выводы о соответствии/несоответствии.
6. Подписи членов комиссии – подписи с расшифровкой (ФИО, должность) и датой подписания;
7. Приложения – протоколы испытаний, сертификаты, чертежи, фотографии и другие подтверждающие материалы.

Порядок составления акта

1. Инициирование проверки – issuance of an order or directive (например, приказ руководителя о создании комиссии для утверждения образца материала).
2. Формирование комиссии – минимум три компетентных специалиста (технолог, контролер качества, представитель заказчика или поставщика).
3. Подготовка образца – обеспечение представительности пробного материала (отбор согласно методике отбора проб).
4. Проведение испытаний – выполнение необходимых измерений и анализов в соответствии с утвержденными методиками (ГОСТ, ИСО, внутренние СТП).
5. Оформление результатов – занесение показателей в протоколы испытаний, сравнение с нормативами.
6. Составление акта – заполнение всех разделов документа, формулирование вывода комиссии.
7. Подписание и утверждение – подписи всех членов комиссии, последующее утверждение руководителем подразделения или ответственным лицом.
8. Регистрация и хранение – присвоение номера акта, внесение в журнал регистрации актов, помещение в дело материала или в электронный архив.

Пример формы акта (упрощённый вариант)

АКТ № 2026‑09‑10‑01
о утверждении образца материала

г. Москва 
На основании приказа № 45 от «О создании комиссии для утверждения образца стального листа марки 09Г2С» комиссия в составе:
Иванов И.И. – главный технолог (председатель комиссии)
Петрова А.С. – ведущий инженер отдела контроля качества
Сидоров В.В. – представитель поставщика ООО «МеталлТрейд»

рассмотрела образец стального листа, партия № 2026‑08‑15, количество 500 кг,
полученный от поставщика ООО «МеталлТрейд» .

Методы проверки:
- химический состав – спектральный анализ (ГОСТ 24231‑80);
- механические свойства – испытание на растяжение (ГОСТ 1497‑84);
- геометрические размеры – измерение толщины и ширины (Штангенциркуль, класс точности 0,01 мм).

Результаты:
- химический состав: C – 0,08 %; Si – 0,20 %; Mn – 1,10 %; P – 0,015 %; S – 0,010 % (в пределах ТУ 14‑1‑2026);
- предел текучести – 340 МПа (норма ≥ 320 МПа);
- предел прочности – 480 МПа (норма ≥ 450 МПа);
- относительное удлинение – 22 % (норма ≥ 18 %);
- толщина листа – 2,00 мм (допуск ±0,05 мм);
- ширина листа – 1250 мм (допуг ±2 мм).

Образец стального листа партии № 2026‑08‑15 соответствует всем требованиям ТУ 14‑1‑2026 и ГОСТ 19281‑2014. Образец утвержден для использования в производстве конструкций серии К‑100.

Подписи:
Иванов И.И. ___________________ /Иванов И.И./
Петрова А.С. ___________________ /Петрова А.С./
Сидоров В.В. ___________________ /Сидоров В.В./

Приложения:
Протокол химического анализа № Ч‑2026‑09‑08;
Протокол механических испытаний № М‑2026‑09‑08;
Схема отбора пробы.

Требования к оформлению

• Документ составляется на бланке организации или в электронном виде с обязательной электронной подписью (если используется ЭДО).
• Все числовые показатели указываются с указанием единиц измерения и количества знаков после запятой, соответствующего точности измерительного прибора.
• В случае выявления несоответствия акт оформляется с выводом «Образец не утвержден» и содержит перечень замечаний, а также предложения по корректирующим действиям (доп. обработка, повторная поставка и т.п.).
• Акт хранится в течение срока, установленного внутренними нормативными актами организации (обычно не менее 5 лет) либо в соответствии с требованиями законодательства о хранении первичной документации.

Ответственность за недостоверные сведения

За предоставление заведомо ложной информации в акте утверждения образца материала могут применяться дисциплинарные, административные и, в случаях умысла, уголовные меры ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Кодексом об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ. Поэтому члены комиссии обязаны действовать добросовестно, основываясь на объективных результатах испытаний и соблюдая установленные процедуры.

Акт утверждения образца материала является ключевым элементом системы управления качеством на производстве. Он обеспечивает прозрачность процесса приемки, подтверждает соответствие материала заявленным характеристикам и создает правовую основу для дальнейшего использования материала в технологических цепочках. Соблюдение установленного порядка составления, полнота и достоверность информации в акте минимизируют риски брака, простоев и претензий со стороны заказчиков или контролирующих органов.