Акт проверки документов и сведений – официальный документ, фиксирующий результаты проведения проверки соответствия предоставленных бумаг и информации установленным требованиям. Он применяется в различных сферах: бухгалтерии, кадровом учёте, таможенном контроле, внутреннем аудите и т.д. Ниже представлен подробный разбор того, как составлять такой акт, какие разделы обязательны и как оформить образец заполнения.

Нормативная база

Оформление акта проверки регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 12);
• Федеральный закон «О государственной тайне» (при проверке конфиденциальных сведений);
• Приказы и методические рекомендации федеральных органов исполнительной власти (например, Приказ ФТС РФ № 1560 от );
• Внутренние положения организации (положение о внутреннем контроле, регламент проведения проверок).

Структура акта проверки документов и сведений

Типовой акт состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – наименование организации, реквизиты, номер и дата акта.
2. Основание проведения проверки – ссылка на приказ, распоряжение, внутренний регламент или иной нормативный акт, которым инициирована проверка.
3. Сведения о проверяющей комиссии – состав (должности, ФИО), роль каждого члена (председатель, секретарь, эксперт).
4. Предмет проверки – перечень документов и сведений, которые подлежали проверке (например, первичные бухгалтерские документы, трудовые договоры, сертификаты соответствия).
5. Методика проведения проверки – описание использованных методов (сверка, выборочная проверка, экспертная оценка).
6. Результаты проверки – факты, выявленные в ходе проверки (соответствие/несоответствие, выявленные нарушения, их описание).
7. Подписи членов комиссии – подписи с расшифровкой (должность, ФИО) и дата подписания.
8. Приложения – копии проверяемых документов, протоколы замечаний, фотофиксация и др.

Как заполнять акт проверки документов и сведений

Для корректного оформления следует соблюдать следующие шаги:

1. Подготовьте шапку: укажите полное наименование организации, её ИНН/КПГ (если требуется), номер акта и дату составления.
2. В разделе Основание приведите номер и дату приказа, распоряжения или внутреннего регламента, которым инициирована проверка.
3. Перечислите состав проверяющей комиссии. Если в организации утверждена форма журнала учёта комиссий, можно ссылкой указать номер записи в журнале.
4. Чётко сформулируйте предмет проверки. Лучше использовать таблицу: колонка «Наименование документа», колонка «Регистрационный номер/дата», колонка «Примечание».
5. Опишите методику: какие именно действия выполнялись (сверка с оригиналами, проверка наличия requisites, сравнение с нормативными требованиями).
6. В разделе Результаты фиксируйте только факты, без оценок и предположений. При выявлении нарушений указывайте:
   • какой документ не соответствует требованиям;
   • какое именно требование нарушено (номер пункта нормативного акта);
   • краткое описание нарушения.
7. Сформулируйте выводы: соответствует ли проверяемый объект всем требованиям либо требуется корректирующее действие. При необходимости включите предложения по устранению замечаний (сроки, ответственные лица).
8. Подпишите акт всеми членами комиссии. Подпись сопровождается расшифровкой (должность, ФИО) и датой.
9. Приложите к акту копии проверяемых документов (или ссылки на их электронные версии) и протоколы замечаний.

Образец заполнения акта проверки документов и сведений

Ниже представлен типовой шаблон. Все персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) заменены обозначениями‑заполнителями, которые необходимо заменить реальными данными при составлении акта.

АКТ ПРОВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ И СВЕДЕНИЙ
Номер ___________ от «__» __________ 20__ г.

Основание: Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г. «О проведении проверки документов и сведений».

Предмет проверки: первичные бухгалтерские документы за период с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.

Состав комиссии:

 
Председатель – ______________________ (должность, ФИО)
 
Секретарь – ______________________ (должность, ФИО)
 
Эксперт – ______________________ (должность, ФИО)


Методика проверки: сверка представленных документов с учётными регистрами, выборочная проверка соответствия requisites, сравнение с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учёте».

Результаты проверки:

 
№
Наименование документа
Выявленное несоответствие
Нарушенное требование
 
1
Счёт‑фактура № 12345 от 
Отсутствует подпись покупателя
Пункт 5 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»
 
2
Трудовой договор с Ivanov I.I. от 
Не указано условие об испытательном сроке
Статья 70 ТК РФ



Предложения:

 
Оформить недостающие подписи на счёт‑фактурах в течение 5 рабочих дней (ответственный – главный бухгалтер).
 
Внести изменения в трудовой договор, добавив условие об испытательном сроке, в течение 10 рабочих дней (ответственный – руководитель отдела кадров).




Подписи комиссии:
Председатель ______________________ /__________________/
Секретарь ______________________ /__________________/
Эксперт ______________________ /__________________/
«__» __________ 20__ г.

Рекомендации по оформлению

• Используйте единый шрифт и размер текста throughout the document (например, Times New Roman, 14 pt).
• Нумеруйте страницы, если акт занимает более одного листа.
• При электронном оформлении подписывайте акт усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом от № 263‑ФЗ.
• Храните оригинал акта в деле организации сроком, установленным внутренними нормативными актами (обычно не менее 5 лет).
• При выявлении серьёзных нарушений рекомендуеться одновременно составлять предписание об устранении нарушений и направлять его ответственным лицам.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформлять акт в электронном виде?

Да, при условии использования УКЭП и соблюдения требований к электронному документообороту.

Нужно ли прикладывать копии всех проверяемых документов?

Обычно прилагаются только те документы, в которых выявлены нарушения, либо образцы, представляющие интерес для дальнейшего контроля.

Какой срок хранения акта проверки?

Срок определяется внутренними положениями организации, но не менее 5 лет с даты составления акта, если иное не предусмотрено законодательством.

Акт проверки документов и сведений – важный инструмент внутреннего контроля, позволяющий зафиксировать факты соответствия или несоответствия предоставленной информации установленным требованиям. Соблюдение установленной структуры, чёткое изложение фактов и правильное оформление подписей обеспечивают юридическую силу документа и упрощают дальнейшую работу с выявленными замечаниями. Используя представленный выше образец и рекомендации, вы сможете быстро и корректно составить акт проверки в своей организации.