Акт приёма‑передачи дел (далее – акт) – это письменный документ, фиксирующий факт передачи и принятия комплекта документов, материалов, имущества или иных объектов между сторонами (организациями, подразделениями, физическими лицами). Он служит доказательством исполнения обязательств, защищает интересы сторон и упрощает последующий контроль за сохранностью и использованием переданных дел.
Когда необходим акт приёма‑передачи дел?
- Смена руководителя или ответственного сотрудника в отделе/подразделении;
- Реорганизация, слияние, разделение юридических лиц;
- Передача дел при увольнении, отпуске, командировке;
- Сдача‑приёмка архивных дел, бухгалтерской документации, проектной и технической документации;
- Передача дел между филиалами, представительствами или дочерними компаниями;
- Оформление сделок купли‑продажи, аренды, залога, когда в объект сделки входят документы или делопроизводственные материалы.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие оформление актов приёма‑передачи, содержатся в:
- Гражданском кодексе РФ (ст. 421 – свобода договора, ст. 453 – исполнение обязательств);
- Трудовом кодексе РФ (ст. 84.1 – передача дел при увольнении);
- Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» (ст. 9 – обязательность документального подтверждения операций);
- Внутренних нормативных актах организации (положения о делопроизводстве, инструкции по работе с архивом).
Структура акта приёма‑передачи дел
Типовой акт состоит из следующих разделов:
- Шапка документа – наименование организации, реквизиты, дата и место составления акта, номер акта (если ведётся журнал).
- Преамбула – указание сторон (передающая и принимающая стороны), их должности и ФИО (в виде обобщённых данных, например: Иванов И.И., руководитель отдела).
- Предмет акта – перечень передаваемых дел (дела, документы, материалы, имущество) с указанием их наименования, количества, формата (бумажный, электронный), номера дел, даты создания.
- Состояние объектов – отметка о completeness (полноте), наличии недостатков, повреждений, необходимости восстановления или доработки.
- Обязанности сторон – подтверждение того, что передающая сторона выполнила все обязательства по подготовке дел к передаче, а принимающая сторона принимает их в надлежащем состоянии.
- Подписи сторон – ФИО, должность, подпись и расшифровка каждой стороны, дата подписания.
- Приложения (по необходимости) – опись передаваемых дел, акты проверки, протоколы инвентаризации, копии доверенностей.
Образец акта о приёме‑передаче дел
Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия организации. Все персональные данные заменены обобщёнными обозначениями.
АКТ № __ о приёме‑передаче дел г. ___________ «__» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся: Передающая сторона: _____________________________ (наименование организации, структурного подразделения) Должность: ______________________ ФИО: ______________________ (в дальнейшем – «Передающая сторона») Принимающая сторона: _____________________________ (наименование организации, структурного подразделения) Должность: ______________________ ФИО: ______________________ (в дальнейшем – «Принимающая сторона») согласно (указать основание: трудовой договор № __ от ___, приказ № __ от ___, соглашение о передаче дел и т.д.) составили настоящий акт о следующем: Предмет акта Передаются следующие дела и документы:Состояние объектов Все переданные дела находятся в надлежащем состоянии, повреждений и недостатков не обнаружено. Примечания: в деле № 2 отсутствует один файл (договор с поставщиком «Альфа» от ), копия которого будет предоставлена дополнительно в течение 3 рабочих дней. Обязанности сторон Передающая сторона подтверждает, что все дела подготовлены к передаче, описаны в приложении № 1 (опись передаваемых дел) и передаются без ограничений прав третьих лиц. Принимающая сторона принимает дела в полном объёме и обязуется обеспечить их сохранность, конфиденциальность и использование исключительно в соответствии с целями организации. Подписи сторон Передающая сторона: _____________________ /_____________________/ ФИО Должность Подпись Принимающая сторона: _____________________ /_____________________/ ФИО Должность Подпись Дата составления акта: «__» __________ 20__ г. Приложения: Опись передаваемых дел (лист № __). Копия доверенности на получение дел (если требуется).
- Дело № 1 – «План производственной деятельности на 2025 год» (бумажный экземпляр, 15 листов).
- Дело № 2 – «Договоры с поставщиками за 2023‑2024 гг.» (электронный архив, формат PDF, 120 файлов).
- Дело № 3 – «Кадровые приказы за 2022‑2024 гг.» (бумажный экземпляр, 30 листов).
- Иное: ключи от архивного шкафа № 5, пароль доступа к корпоративному хранилищу (передан в запечатанном конверте).
Как правильно заполнить акт
- Подготовьте опись передаваемых дел – составьте список с наименованием, количеством, формой хранения и, при необходимости, инвентарными номерами;
- Проверьте состояние объектов – визуально осмотрите документы, проверьте наличие всех листов, отсутствие повреждений, уточните наличие электронных копий и паролей доступа.
- Согласуйте основание передачи – укажите номер приказа, трудового договора, соглашения или иного документа, который служит основанием для передачи.
- Заполните шапку и преамбулу – укажите полные наименования организаций, ФИО и должности сторон (можно использовать обобщённые данные, если требуется конфиденциальность).
- Внесите предмет акта – перенесите опись в раздел «Предмет акта», снабдив каждый пункт необходимыми деталями (номер дела, дата создания, формат).
- Отметьте состояние и замечания – если есть недостатки, опишите их чётко и укажите сроки их устранения.
- Сформируйте разделы об обязательствах сторон – чётко пропишите, что каждая сторона подтверждает выполнение своих обязанностей.
- Подпишите акт – обе стороны ставят подписи, расшифровку и указывают дату.
- Приложите необходимые документы – опись, доверенности, протоколы инвентаризации и т.д.
- Зарегистрируйте акт – в зависимости от внутренних регламентов организации акт может быть внесён в журнал приёма‑передачи дел, scanned и помещён в электронный архив.
Чего следует избегать при оформлении акта
- Не указывать полные персональные данные (паспортные данные, ИНН, СНИЛС) без необходимости – достаточно ФИО и должности.
- Не оставлять пустые пункты в описи – каждая единица должна быть описана.
- Не забывать фиксировать замечания о недостатках – иначе позже может возникнуть спор о качестве переданных дел.
- Не использовать неформальные формулировки («вроде всё есть», «как обычно») – акт должен быть официальным и unambiguous.
- Не пренебрегать приложениями – без описи передаваемых дел акт может считаться неполным.
Хранение и использование акта
Акт приёма‑передачи дел относится к документам, имеющим постоянное или длительное значение в зависимости от характера переданных дел:
- Если в акте фигурируют бухгалтерские, налоговые или кадровые документы – срок хранения определяется соответствующими нормативными актами (например, 5 лет для первичных бухгалтерских документов, 75 лет для трудовых книжек).
- Если передаются проектно‑сметные или технические документы – срок хранения может быть установлен внутренними положениями организации (обычно 10 лет и более).
- Акт следует хранить вместе с описью передаваемых дел и приложениями в деле организации или в отдельном папке «Акты приёма‑передачи».
- Электронная копия акта рекомендуется разместить в системе электронного документооборота с ограничением доступа только уполномоченным лицам.
Правильно оформленный акт приёма‑передачи дел – важный инструмент обеспечения прозрачности и законопослушности в деятельности любой организации. Он фиксирует факт передачи, защищает интересы сторон, упрощает последующий контроль и служит доказательством в случае возникновения споров. Используя представленный выше шаблон и следуя рекомендациям по заполнению, вы сможете составить акт, соответствующий требованиям законодательства и внутренним регламентам вашей организации.