Акт приема помещения архива – официальный документ, фиксирующий передачу помещения, предназначенного для хранения документальных материалов, от одной стороны (например, заказчика, подрядчика или управляющей организации) другой стороне (архивному отделу, учреждению хранения и т.п.). В акте отражаются техническое состояние помещения, соответствие его нормативным требованиям, наличие необходимого оборудования и условий для безопасного и длительного хранения архивных фондов.
Цель и назначение акта
- Подтверждение факта передачи помещения в эксплуатацию архивного подразделения.
- Оценка соответствия помещения санитарно‑гигиеническим, противопожарным и другим нормативным требованиям.
- Фиксация выявленных недостатков и согласование сроков их устранения.
- Создание правовой основы для последующей ответственности сторон за сохранность архивных материалов.
Структура акта
Типовой акт приема помещения архива включает следующие разделы:
- Шапка документа – наименование организации, дата и номер акта, стороны сделки (например, [ФИО] – представитель заказчика и [ФИО] – представитель архивного отдела).
- Предмет акта – точное описание помещения (адрес, площадь, этаж, номер комнаты/кабинета).
- Техническое состояние – данные о состоянии стен, пола, потолка, окон, дверей, вентиляции, отопления, освещения, электроснабжения.
- Соответствие нормативным требованиям – ссылки на СНиП, СанПиН, ППБ и другие акты, регулирующие хранение архивных документов (влажность, температура, защита от света, пожарная безопасность и т.д.).
- Оборудование и инженерные системы – наличие стеллажей, систем пожаротушения, климатического контроля, систем безопасности (охранная сигнализация, контроль доступа).
- Выявленные недостатки – перечень замечаний, требующих устранения, с указанием ответственных лиц и сроков выполнения.
- Подписи сторон – подтверждение отсутствия претензий (или наличия оговорок) и принятие помещения в эксплуатацию.
Этапы подготовки и проведения приемки
- Предварительная проверка – технический осмотр помещения специалистами (инженер по охране труда, пожарный инспектор, архивариус). Составляются чек‑листы и фиксируются первичные замечания.
- Согласование требований – уточнение нормативных показателей (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %, уровень освещения не более 150 лк, отсутствие прямого солнечного света и т.п.).
- Устранение недостатков – выполнение ремонтных работ, замена или настройка инженерных систем, установка стеллажей и систем пожаротушения.
- Повторный осмотр – контроль выполненных работ, замер микроклимата, проверка работоспособности систем безопасности.
- Оформление акта – заполнение всех разделов документа, подпись уполномоченных представителей сторон, проставление печатей (если требуется).
- Хранение акта – один экземпляр остается у заказчика/подрядчика, второй – в архивном отделе, третий – в бухгалтерии или отделе документационного обеспечения для последующего использования в случае споров.
Требования к помещению архива
Для обеспечения длительной сохранности документов помещение должно соответствовать следующим основным параметрам:
- Микроклимат: температура воздуха 18 ± 2 °C, относительная влажность 45‑55 % (для бумажных документов); для фотоматериалов и магнитных носителей могут применяться более строгие нормы.
- Вентиляция и очистка воздуха: обеспечение притока свежего воздуха, отсутствие сквозняков, фильтрация частиц и вредных газов.
- Освещение: искусственное освещение не более 150 лк, использование ламп с низким ультрафиолетовым излучением; естественное освещение должно быть исключено или полностью затемнено шторами/жалюзи.
- Пожарная безопасность: наличие автоматической системы пожаротушения (водяной, газовый или порошковый тип), огнетушителей, дымоудаления, четко обозначенные пути эвакуации.
- Защита от воды и влаги: гидроизоляция пола и стен, отсутствие протечек, расположение помещения выше уровня грунтовых вод, наличие дренажа.
- Охрана и контроль доступа: система видеонаблюдения, охранная сигнализация, журнал учета посетителей, ограничение доступа только уполномоченным лицам.
- Стеллажное оборудование: металлические или деревянные стеллажи с грузоподъемностью, соответствующей весу хранящихся фондов, возможность регулировки высоты полок.
Пример формы акта (упрощенный вариант)
Ниже представлен образец заполнения акта приема помещения архива. Все персональные данные заменены на условные обозначения.
- Шапка
- Наименование организации: [Наименование заказчика]
- Дата составления: «__» __________ 20__ г.»
- Номер акта: № __
- Стороны:
- Заказчик: [ФИО], должность, телефон: [Телефон]
- Исполнитель (архивный отдел): [ФИО], должность, телефон: [Телефон]
- Предмет акта
Помещение архива, расположенное по адресу: [Адрес], этаж ___, кабинет № ___, общая площадь ___ м².
- Техническое состояние
- Стены: без трещин, покраска в хорошем состоянии.
- Пол: ровный, покрыт антистатическим линолеумом.
- Окна: двойные стеклопакеты, жалюзи, защита от прямого солнечного света.
- Двери: металлические, с доводчиками, wyposażенные замками.
- Вентиляция: приточно‑вытяжная система, фильтры класса G4.
- Отопление: центральное, регулируемое термостатами.
- Электроснабжение: 220 В, резервный источник бесперебойного питания (ИБП) на 30 мин.
- Освещение: светодиодные лампы, уровень освещения 120 лк.
- Соответствие нормативным требованиям
Микроклимат: температура 20 °C, влажность 48 % (измерено гигрометром). Пожарная безопасность: установлена система газового пожаротушения типа FM‑200, огнетушители класса ABC, план эвакуации утвержден.
- Оборудование и инженерные системы
- Стеллажи: металлические, грузоподъемность 200 кг/полка, регулируемая высота.
- Система контроля доступа: карточки proximity, журнал учета.
- Видеонаблюдение: 4 камеры, запись на NVR 30 дней.
- Система оповещения о пожаре: звуковые и световые сигналы, связанные с центральным пультом МЧС.
- Выявленные недостатки
Не обнаружено.
- Подписи сторон
Заказчик: _____________________ /[ФИО]/
Исполнитель: _____________________ /[ФИО]/
Акт приема помещения архива является ключевым документом, обеспечивающим прозрачность и юридическую защиту процесса передачи помещения под хранение ценных документальных материалов. Соблюдение установленной формы и последовательности действий позволяет минимизировать риски повреждения архивных фондов из‑за несоблюдения климатических, пожарных или иных нормативных требований. При составлении акта рекомендуется привлекать специалистов по охране труда, пожарной безопасности и архивному делу, а также фиксировать все измерения и замечания в приложениях к акту (журналы измерений, акты ремонта, сертификаты оборудования).
Таким образом, правильно оформленный акт приема помещения архива служит гарантией долгосрочной сохранности архивных коллекций и основанием для дальнейшей эффективной работы архивного подразделения.