Акт приема‑передачи (акт сдачи‑приемки) – это документ, фиксирующий состояние объекта недвижимости в момент передачи его от арендодателя (субарендодателя) арендатору (субарендатору). Он необходим для:
- подтверждения факта передачи помещения;
- фиксации технического состояния (наличие/отсутствие повреждений, работа инженерных систем);
- оформления передачи ключей, доступа к коммуникациям и документации;
- установления baseline для последующего выявления недостатков и удержания обеспечения (залогового депозита);
- доказательной базы в случае спора между сторонами.
Когда составляется акт?
Акт составляется в двух ключевых моментах:
- При передаче помещения субарендатору – сразу после подписания договора субаренды и перед фактическим заселением/вводом в эксплуатацию.
- При возврате помещения субарендодателю – по истечении срока субаренды или при досрочном расторжении договора.
Структура акта приема‑передачи нежилого помещения
Типовой акт включает следующие разделы:
- Шапка (наименование документа, дата и место составления);
- Сведения о сторонах (субарендодатель и субарендатор);
- Описание объекта (адрес, площадь, этаж, назначение, кадастровый номер);
- Перечень передаваемого имущества (ключи, доступ к системам охраны, вентиляции, кондиционирования, электроснабжения, водоснабжения и т.д.);
- Показания приборов учета (электричество, вода, газ, тепло) на момент передачи;
- Состояние помещения (отделка, полы, стены, потолок, окна, двери, сантехника, электропроводка);
- Выявленные недостатки и замечания (с описанием, фотофиксацией при необходимости);
- Подписи сторон и их расшифровка;
- Приложения (фотографии, копии паспортов на оборудование, схемы помещения).
Образец акта приема‑передачи нежилого помещения по договору субаренды
Ниже представлен типовой шаблон. Все выделенные […] – это поля, которые необходимо заполнить актуальными данными сторон и объекта.
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ по договору субаренды № ___________ от «__» __________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Субарендодатель: ______________________________
ИНН ______________________, КПП ______________________
Юридический адрес: ______________________________________
Представлен(а) ______________________________, действующий(ая) на основании ______________________Субарендатор: ______________________________
ИНН ______________________, КПП ______________________
Юридический адрес: ______________________________________
Представлен(а) ______________________________, действующий(ая) на основании ______________________совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт о следующем:
- Предмет акта
Субарендодатель передает, а субарендатор принимает нежилое помещение, расположенное по адресу:
[город, улица, дом, помещение/офис, этаж], площадью [___] кв.м, кадастровый номер [____________________], предназначенное для использования в качестве [офис, торговый зал, склад и т.д.].- Передаваемое имущество
В состав передаваемого имущества входят:
- Ключи от помещения: [количество] шт. (основные, запасные);
- Доступ к системе охраны ( коды, карты доступа );
- Пульта управления кондиционированием/вентиляцией;
- Счетчики учета ресурсов (электричество, вода, газ, тепло) с текущими показаниями;
- Документация: технический паспорт помещения, схемы электроснабжения, вентиляции, пожарной безопасности;
- Иное: [указать мебель, оборудование, если передается].
- Показания приборов учета на момент передачи
Вид ресурса Показания Единица измерения Электричество [_______] кВт·ч кВт·ч Холодная вода [_______] м³ м³ Горячая вода [_______] м³ м³ Газ [_______] м³ м³ Тепловая энергия [_______] Гкал Гкал - Состояние помещения
- Отделка стен: [описание – например, окрашена, обои, панель];
- Пол: [например, линолеум, керамическая плитка, паркет];
- Потолок: [например, подвесной Armstrong, покрашен];
- Окна: [состояние стекол, фурнитуры, наличие повреждений];
- Двери: [состояние полотна, замков, фурнитуры];
- Сантехника: [работа смесителей, унитазов, раковин, отсутствие протечек];
- Электроснабжение: [работа розеток, освещения, автоматов];
- Вентиляция/кондиционирование: [работа, наличие шума, запахов];
- Прочие замечания: [указать].
- Выявленные недостатки и замечания
При наличии недостатков Стороны согласовали следующее:
- [Например: царапина на паркете в кабинете №3, размер 5×2 см];
- [Например: не работает выключатель освещения в коридоре];
- [Например: небольшая протечка под раковиной в санузле];
- Субарендодатель обязуется устранить недостатки в течение [срок, например, 10 рабочих дней] с момента подписания акта;
- Или Субарендатор принимает помещение с учетом указанных недостатков и соглашается на удержание соответствующей суммы из обеспечения (залогового депозита) в размере [сумма].
- Подписи сторон
Субарендодатель ______________________ / ______________________
(подпись) (расшифровка)Субарендатор ______________________ / ______________________
(подпись) (расшифровка)Дата составления акта: «__» __________ 20__ г.
Место составления: ______________________
Приложения:
Фотографии помещения (вид общего помещения, детали недостатков).
Копии паспортов на оборудование (кондиционеры, счетчики).
Схема помещения с указанием расположения счетчиков и коммуникаций.
Рекомендации по заполнению акта
- Фиксируйте показания счетчиков в присутствии обеих сторон и делайте фотоснимки приборов.
- При обнаружении недостатков сразу же делайте фотографии с датой и временем (можно использовать функцию метаданных смартфона).
- Если помещение передается с мебелью или оборудованием, составьте отдельную ведомость передаваемого имущества с указанием состояния каждого предмета.
- Указывайте конкретные сроки устранения недостатков и ответственное лицо (например, инженер службы эксплуатации).
- После подписания акта каждая сторона получает по одному экземпляру; третий экземпляр можно передать в бухгалтерию или юридический отдел для хранения.
- В случае возврата помещения по окончании субаренды акт составляется аналогичным образом, но в разделе «Выявленные недостатки» фиксируются только те повреждения, которые возникли за период субаренды.
Акт приема‑передачи нежилого помещения по договору субаренды – незаменимый инструмент для обеспечения прозрачности взаимоотношений сторон, минимизации рисков споров и защиты финансовых интересов. Правильно оформленный акт служит доказательной базой в суде, а также упрощает процесс возврата залога и расчетов за коммунальные услуги.
Соблюдая представленный выше шаблон и рекомендации, вы сможете быстро и корректно оформить необходимый документ, независимо от того, выступаете ли вы в роли субарендодателя или субарендатора.