При смене руководителя организации оформляется акт приема‑передачи дел. Этот документ фиксирует факт передачи всех необходимых материалов (бухгалтерской, кадровой, юридической и иной документации) от увольняющегося генерального директора новому руководителю или уполномоченному лицу. Ниже представлен подробный разбор цели, структуры и правового основания акта, а также готовый образец, который можно адаптировать под конкретную компанию.

Когда и зачем составляется акт

• При увольнении генерального директора по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя.
• При смене исполнительного органа в результате решения общего собрания участников (акционеров) или совета директоров.
• Для обеспечения непрерывности деятельности компании и защиты интересов сторон: новый руководитель получает полный доступ к документам, а бывший директор подтверждает, что передал всё необходимое.

Правовое основание

Обязанность передачи документов не прописана напрямую в Трудовом кодексе РФ, но следует из ряда нормативных актов и судебной практики:

1. Пункт 4 статьи 29 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» – требует передачи документов бухгалтерского учёта при смене ответственного лица.
2. Статья 24 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» – аналогичное требование для кредитно‑финансовых организаций.
3. Решение Арбитражного суда Свердловской области от № А60‑34604/2013 – подтвердило обязанность бывшего руководителя передать дела новому директору.
4. Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о передаче документов, внутренний регламент) могут дополнительно закрепить эту обязанность.

Структура акта приема‑передачи дел генерального директора

Типовой акт состоит из следующих разделов:

• Шапка – наименование документа, дата и место составления, реквизиты организации.
• Преамбула – указание сторон (увольняющийся генеральный директор и принимающее лицо – новый директор, его заместитель или уполномоченное лицо).
• Перечень передаваемых дел и документов – группируется по категориям (учредительные, бухгалтерские, кадровые, налоговые, договорные и т.д.).
• Подписи сторон – с расшифровкой фамилии, инициалов и должности.
• Приложения (по необходимости) – описи документов, копии особенно важных бумаг, протоколы передачи печатей и т.п.

Образец акта приема‑передачи дел генерального директора при увольнении

АКТ
№ ___
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

______________________________, действующий на основании Устава ООО «Название компании» (ИНН __________, КПП __________), в качестве генерального директора (далее – «Передающая сторона»),
______________________________, newly appointed генеральный директор ООО «Название компании» (ИНН __________, КПП __________) (далее – «Принимающая сторона»),

составили настоящий акт о следующем:

Передающая сторона передала Принимающей стороне все дела и документы, находящиеся в её ведении по должности генерального директора, а именно:

I. Учредительные и регистрационные документы
 1. Устав общества (оригинал);
 2. Свидетельство ОГРН;
 3. Свидетельство ИНН;
 4. Выписка из ЕГРЮЛ;
 5. Протоколы собраний участников (акционеров) за последние 3 года;
 6. Решения о избрании и освобождении от должности генерального директора.

II. Бухгалтерская и налоговая документация
 1. Главная книга, журнал‑ордер 2022‑2026 гг.;
 2. Книга доходов и расходов;
 3. Налоговые декларации (НДС, прибыль, имущество) за 2022‑2026 гг.;
 4. Счета‑фактуры, акты сверки с контрагентами;
 5. Актовые сверки с налоговыми органами;
 6. Внутренние приказы по бухгалтерскому учёту.

III. Кадровая документация
 1. Трудовые договоры всех сотрудников (оригиналы);
 2. Личные карточки сотрудников (Т‑2);
 3. Приказы о приёме, переводе, увольнении;
 4. Табели учёта рабочего времени;
 5. Справки 2‑НДФЛ за 2022‑2026 гг.;
 6. Коллективный договор и локальные нормативные акты.

IV. Договорная и юридическая документация
 1. Договоры с поставщиками и покупателями (актуальные и архивные за последние 5 лет);
 2. Договоры аренды, лизинга, кредитные соглашения;
 3. Исковые заявления, ответы, судебные решения, в которых компания являлась стороной;
 4. Патентные заявления, товарные знаки, лицензии;
 5. Корреспонденция с государственными органами (налоговая, ФСС, ПФР и др.).
V. Прочее имущество и ценности
 1. Печать организации (экземпляр №1);
 2. Доверенности, выданные на имя генерального директора;
 3. Ключи от служебных помещений, сейфов, автомобилей;
 4. Электронные носители (серверы, внешние жёсткие диски, флеш‑накопители) с резервными копиями бухгалтерии и кадров.
Приём‑передача произведена в полном объёме, претензий со стороны Принимающей стороны не имеется.

Подписи:

Передающая сторона ______________________ /__________________/
(Ф.И.О.) (должность)

Принимающая сторона ______________________ /__________________/
(Ф.И.О.) (должность)

М.П. (при наличии печати)

Приложения:
Опись передаваемых документов (листы 1‑12).
Копии особенно важных документов (учредительные, лицензии).

Рекомендации по заполнению акта

• Оформляйте акт в двух экземплярах: один остаётся у организации, второй передаётся увольняющемуся директору (или его представителю) для подтверждения факта передачи.
• В разделе «Перечень передаваемых дел» желательно ссылаться на номера описей или инвентарных карт – это упрощает проверку в случае спора.
• Если организация использует электронный документооборот, приложите к акту список файлов с указанием их хеш‑сумм (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности данных.
• Перед подписанием акта рекомендуется провести совместную инвентаризацию документов в присутствии бухгалтера и юриста компании.
• В случае отказа передающей стороны подписать акт, фиксируйте отказ в служебной записке и обращайтесь в суд с требованием о принудительной передаче дел (практика показывает, что суды обычно удовлетворяют такие требования).

Что делать после подписания акта

1. Сдать копию акта в архив организации (отдел кадров или юридический отдел).
2. Обновить внутренние реестры ответственных лиц (например, реестр доверенностей, реестр печатей).
3. Уведомить контрагентов, банки и государственные органы о смене генерального директора (при необходимости направить уведомление и приложить копию акта).
4. Обеспечить обучение нового руководителя работе с переданными документами (особенно если используется специфическое ПО или особый порядок ведения бухгалтерии).

Акт приема‑передачи дел генерального директора при увольнении – важный инструмент обеспечения преемственности руководства и защиты интересов как компании, так и бывшего руководителя. Соблюдение установленной структуры, ссылка на нормативные акты и тщательная фиксация передаваемых документов позволяют избежать споров и гарантировать законность процедуры смены руководства.

Приведённый выше образец можно использовать как основу, адаптировав под специфику вашей организации (вид деятельности, наличие филиалов, особенности документооборота). Главное – внимательно проверить completeness списка документов и получить подписи обеих сторон перед тем, как считать акт полностью оформленным.