Акт передачи в эксплуатацию материала (или «акт приёма‑передачи») оформляется после завершения поставки, проверки качества и соответствия материала техническим условиям договора. Ниже представлен подробный пример оформления такого документа, а также рекомендации по его заполнению.
Структура акта
- Наименование документа – «Акт передачи в эксплуатацию материала».
- Дата и место составления.
- Стороны договора – заказчик и поставщик (указываются их полные наименования, реквизиты).
- Предмет акта – описание передаваемого материала (наименование, артикул, количество, единицы измерения, номер партии, сертификаты качества).
- Результаты проверки – данные о визуальном осмотре, измерениях, лабораторных испытаниях (при наличии).
- Подписи сторон – представители заказчика и поставщика, их должности, ФИО (в готовом документе вместо реальных данных используются шаблонные поля).
- Приложения – копии сертификатов, протоколов испытаний, накладных и т.д.
Пример заполнения акта (шаблон)
| АКТ ПЕРЕДАЧИ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ МАТЕРИАЛА | |
|---|---|
| № акта: | [Номер акта] |
| Дата составления: | [ДД.ММ.ГГГГ] |
| Место составления: | [Город, организация] |
| Мы, нижеподписавшиеся: | |
| Заказчик: | Наименование: [Полное наименование организации-заказчика] ИНН/КПП: [ИНН]/[КПП] Юридический адрес: [Адрес] Представляющий: [Должность] ______________________ /[ФИО]/ |
| Поставщик: | Наименование: [Полное наименование организации-поставщика] ИНН/КПП: [ИНН]/[КПП] Юридический адрес: [Адрес] Представляющий: [Должность] ______________________ /[ФИО]/ |
| Предмет акта: | |
| Материал: [Наименование материала] Артикул/Код: [Артикул] Количество: [Количество] [Единица измерения] Номер партии: [Номер партии] Дата изготовления: [ДД.ММ.ГГГГ] Срок годности: [ДД.ММ.ГГГГ] (если применимо) Соответствует: ГОСТ/ТУ [номер], техническим условиям договора № [номер договора] от [ДД.ММ.ГГГГ] | |
| Результаты проверки: | |
| |
| Материал [соответствует / не соответствует] требованиям договора и нормативным документам. Приём материала в эксплуатацию [разрешён / запрещён]. | |
| Подписи сторон: | |
| Заказчик | _____________________ /[ФИО]/ |
| Поставщик | _____________________ /[ФИО]/ |
| Приложения: | |
| 1. Сертификат качества № […] 2. Протокол испытаний № […] 3. Накладная на отгрузку № […] 4; Иные документы (по перечню) | |
Рекомендации по оформлению
- Все поля, содержащие персональные данные (ФИО, телефоны, адреса), следует заменять на шаблонные обозначения вроде
[ФИО],[Телефон],[Адрес]– это позволит избежать раскрытия конфиденциальной информации при распространении шаблона. - Используйте одинаковый шрифт и размер текста во всём документе (например, Times New Roman, 12 pt).
- Нумерация страниц размещаеться в нижнем колонтитуле, если акт занимает более одного листа.
- При наличии замечаний по качеству материала в разделе «Результаты проверки» обязательно указывайте их характер и предлагаемые меры (замена, доработка, возврат).
- Подписи ставятся синей пастой; при электронном документе допускается использование электронной подписи (ЭП) с указанием сертификата.
- После подписания акта одна копия остаётся у заказчика, другая – у поставщика; при необходимости третий экземпляр направляется в бухгалтерию или отдел логистики.
Акт передачи в эксплуатацию материала является ключевым документом, фиксирующим факт передачи товара и подтверждающим его соответствие требованиям договора и нормативным актам. Правильное оформление акта минимизирует риски споров между сторонами и обеспечивает прозрачность процедуры приёмки. Представленный выше шаблон можно адаптировать под конкретные виды материалов (строительные, сырьё, комплектующие и т.д.) и особенности внутреннего регламента организации.
При использовании шаблона не забывайте заменять все placeholder‑значения реальными данными перед подписанием документа.