Акт передачи образцов для сертификации – это официальный документ, фиксирующий факт передачи материала (образца) от заявителя (изготовителя, поставщика) в аккредитованную лабораторию или орган по сертификации для проведения испытаний, измерений и последующего оформления сертификата соответствия. Ниже рассмотрены правовая база, структура документа, порядок заполнения и типичные ошибки.

Нормативная база

• Федеральный закон № 184‑ФЗ «О техническом регулировании» (ст. 12‑13) – определяет порядок проведения сертификации и требования к документам, подтверждающим передачу образцов.
• ГОСТ Р 58973‑2020 «Системы менеджмента качества. Требования к документации» – регламентирует оформление актов приёма‑передачи.
• Приказ Минпромторга России № 543 от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи нефинансовых активов» – допускает использование форм 0504101 или 0510448 в зависимости от вида имущества.

Содержание акта передачи образцов

Несмотря на возможность выбора формы, типовой акт содержит следующие обязательные разделы:

1. Реквизиты сторон – наименование, ИНН/КПП, юридический адрес заявителя и лаборатории/органа по сертификации.
2. Предмет передачи – точное наименование образца, его количество, артикул/номер партии, дата изготовления, условия хранения до передачи.
3. Цель передачи – указание, что образец передаётся для проведения испытаний в рамках сертификации (указать конкретный стандарт или технический регламент).
4. Условия передачи – способ доставки (курьер, самовывоз), ответственность за сохранность, сроки хранения в лаборатории.
5. Подписи сторон – представитель заявителя и ответственный сотрудник лаборатории ставят свои подписи, расшифровку и дату.
6. Приложения – копии сопроводительных документов (накладная, сертификат качества изготовителя, паспорт безопасности и т.д.).

Порядок заполнения

1. Подготовьте образец согласно требованиям ТН ВЭД или ГОСТ, обеспечьте его надлежащую упаковку и маркировку.
2. Сформируйте акт в выбранной форме (0504101 или 0510448). Заполните все поля, не оставляя пустых строк.
3. Согласуйте текст акта с представителем лаборатории – уточните условия хранения и сроки проведения испытаний.
4. Подпишите документ уполномоченными лицами. При необходимости заверьте печатью организации.
5. Передайте один экземпляр акта вместе с образцом в лабораторию, второй оставьте у себя для внутреннего учёта.
6. После получения результатов испытаний акт остаётся в деле сертификации как доказательство факта предоставления образца.

Пример заполнения (форма 0504101)

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОФ
№ _____________ от «___» __________ 20__ г.

Поставщик (заявитель):
 Наименование: ООО «ПримерПром»
 ИНН: ###, КПП: ###
 Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5

Получатель (лаборатория):
 Наименование: ФГБУ «ВНИИМетрология»
 ИНН: ###, КПП: ###
 Юр. адрес: 117292, г. Москва, ул. ### Курчатова, д. 1

Предмет передачи:
 Наименование образца: Полипропиленовый гранулят марка ПП‑200
 Количество: 2 кг (в двух пакетах по 1 кг)
 Артикул/партия: ПП‑200‑2026‑09

 Дата изготовления: 
 Условия хранения до передачи: сухое, темное место, t = +15…+25 °C

Цель передачи:
 Образец передаётся для проведения испытаний на соответствие ГОСТ 27082‑2015 «Полимеры. Методы определения массовой доли летучих веществ» в рамках сертификации продукции «Трубы полипропиленовые».

Условия передачи:
 Способ доставки: курьерская служба «Экспресс‑Доставка», ответственность за сохранность несёт отправитель до момента подписи получателя.
 Срок хранения в лаборатории: не более 30 дней с даты приёмки.

Подписи сторон:
 Поставщик: _____________________ / Иванов И.И. / «___» __________ 20__ г.
 Получатель: _____________________ / Петров П.П. / «___» __________ 20__ г.

Приложения:
 1. Накладная № 456 от .
 2. Сертификат качества изготовителя № СК‑2026‑09‑01.
 3. Паспорт безопасности материала (МСДС).

Часто встречающиеся ошибки и рекомендации

• Неполные реквизиты сторон – всегда указывайте полное наименование, ИНН, КПП и юридический адрес.
• Неопределённое количество образца – указывайте точную массу/объём и количество единиц.
• Отсутствие условия хранения – пропишите температурный режим и сроки, иначе лаборатория может отказать в приёме.
• Неподписанный акт – без подписей документ не имеет юридической силы.
• Использование неподходящей формы – для нефинансовых активов (образцы, материалы) допустимы формы 0504101 и 0510448; выбирайте ту, которая лучше соответствует внутреннему учету вашей организации.

Акт передачи образцов для сертификации – ключевой элемент цепочки подтверждения соответствия продукции. Правильное оформление документа обеспечивает прозрачность процесса, защищает интересы обеих сторон и упрощает взаимодействие с аккредитованными лабораториями. При соблюдении приведённых рекомендаций и использовании актуальных нормативных актов вы minimизируете риски отказа в приёме образца и ускорите получение сертификата соответствия.

Today is 15:46:20 ()

На сегодняшний день учреждение вправе самостоятельно определять, какой формы акт приема-передачи нефинансовых активов (ф. 0504101 или ф. 0510448) будет применяться при оформлении соответствующих … [;..] […] [end of information from the Internet]