Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт отбора проб (образцов), это первичный учетный документ, который фиксирует факт и процедуру взятия образцов продукции, воды, воздуха, почвы или других объектов для последующих лабораторных испытаний (исследований). Правильное оформление акта является обязательным условием для признания результатов анализов достоверными и юридически значимыми.

В статье рассмотрены нормативные основы, обязательные реквизиты, виды актов в зависимости от объекта отбора, а также приведен типовой образец заполнения на основе действующих форм (в т.ч. Приложения № 15 к Постановлению Госстандарта РФ от № 182 и методических рекомендаций гигиенических центров).

Нормативная правовая база

Оформление акта отбора проб регулируется следующими основными документами:

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2019 — Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий (требования к отбору проб).
ГОСТ Р 51501-2021 (ISO 7002:2019) — Продовольственные продукты. Общие правила отбора проб.
Приложение № 15 к Постановлению Госстандарта РФ от № 182 — Утвержденная форма «Акт отбора образцов (проб)» (используется для сертификации и декларирования).
СанПиН -21, Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания (правила отбора проб воды, воздуха, смывов).
Технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС 021/2011, ТР ТС 022/2011 и др.) — Требования к отбору проб пищевой продукции для подтверждения соответствия.
Отраслевые стандарты (ГОСТы) на конкретные виды продукции (например, ГОСТ 26313-84 — зерно, ГОСТ 3344-83 — молоко, ГОСТ 18385-73 — мясо).

Обязательные реквизиты акта отбора проб

Согласно единым требованиям к документации (ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ГОСТ Р 7.0.97-2016), в акте должны присутствовать:

Наименование документа: «Акт отбора образцов (проб)».
Дата составления (число, месяц, год) и номер документа (по сквозной нумерации).
Место составления (населенный пункт, адрес объекта отбора).
Наименование организации-заказчика (изготовителя/заявителя) с указанием ИНН/ОГРН и юридического адреса.
Наименование организации, производящей отбор (лаборатория, центр гигиены и эпидемиологии, сертифицирующий орган) — с указанием аккредитации.
Состав комиссии по отбору (Ф.И.О., должности представителей заказчика и исполнителя, подписи).
Наименование вида продукции (объекта отбора) и единицы измерения.
Характеристика партии: размер партии, дата выработки/упаковки, номер партии/смены, результат наружного осмотра (состояние упаковки, маркировки, целостность пломб).
Нормативный документ, по которому производился отбор (номер ГОСТ, МУ, РД, Инструкции).
Количество отобранных проб (образцов):
- на испытания (основная проба);
- контрольные (арбитражные/спорные) пробы;
- ссылочные пробы (при необходимости).
Масса/объем каждой пробы и тип потребительской/транспортной тары.
Цель отбора: испытание по показателям безопасности, оценка соответствия ТР ТС, ГОСТ, ТУ, экспертиза качества, надзорный контроль и т.д.
Место и условия отбора: точное место (склад, траншея, конвейер, кран водопровода, камера хранения), температура, влажность, время отбора.
Способ отбора: точечный, смешанный, по диагонали, по слоям и т.д. (ссылка на пункт ГОСТ).
Маркировка проб: условные номера, нанесенные на тару и в акт.
Условия транспортировки и хранения проб до передачи в лабораторию (термоконтейнеры, температурный режим, сроки доставки);
Подписи уполномоченных лиц (представителя заказчика/изготовителя и представителя лаборатории/органа по сертификации) с расшифровкой и печатьми (при наличии).

Основные виды актов отбора проб (по объекту исследования)

Форма акта может незначительно отличаться в зависимости от матрицы объекта. Ниже приведены наиболее частые виды:

Акт отбора проб питьевой, грунтовой, поверхностной воды и воды из бассейнов

Регламентируется СанПиН -21, ГОСТ Р 51592-2000, ПНД Ф 14.1:2:4;156-98.

Специфические поля: точка отбора (кран, скважина, речка, чаша бассейна), режим водопотока перед отбором (промывка), температура воды, остаточное хлор (для питьевой/бассейной), pH, проводимость.
Тара: стерильные флаконы (стекло/полиэтилен) определенного объема (0.5–2 л для химии, 0.1–0.5 л для микробиологии/паразитологии).
Консервирование: указание на добавление консервантов (например, салицилат натрия для азота аммонийного, соляной кислоты для металлов) прямо в акте.

Акт отбора проб пищевой продукции и сырья

Регламентируется ТР ТС 021/2011, ГОСТ Р 51501-2021, отраслевыми ГОСТами.

Специфические поля: название производителя, ТМ/бренд, срок годности, условия хранения на складе/витрине, температура в глубине продукта.
Способы: отбор из закрытой упаковки, отбор порций для формирования лабораторной пробы (для сыпучих/насыпных продуктов — зонд, пробоотборник; для жидких — колба, насос).
Упаковка проб: герметичная, стерильная, исключающая вторичное загрязнение и потерю влаги/аромата.

Акт отбора проб кормов и добавок к ним

Регламентируется ТР ТС 031/2012, ГОСТ Р 54634-2011 (ISO 6498:2012).

Требуется отбор инкрементов (единичных порций) из разных точек партии (траншея, вагона, силоса) с последующим их перемешиванием и квартированием для получения лабораторной пробы.
В акте указывается: вид корма, партия, номер траншея/склада, масса инкремента, масса лабораторной пробы.

Акт отбора проб воздуха рабочей зоны / атмосферного воздуха / смывов с поверхностей

Регламентируется ГОСТ 12.1.005-88 (ССБТ), ПНД Ф 12.1:2:3:3.159-99, МУ -10.

Воздух: указывается расход аспиратора, время прокачки, объем прокачанного воздуха, тип абсорбера/фильтра, погодные условия (для атмосферы).
Смывы (объекты внешней среды, руки персонала, оборудование, посуда): площадь отбора (см²), используемый раствор-выноситель (буферный раствор, ПЭГ, вода), шаблон для отбора (например, 5х5 см или 10х10 см).
Дезинфицирующие растворы: указывается название препарата, рабочая концентрация (по паспорту/методике), время выдержки, температура раствора.

Типовой образец заполнения Акта отбора образцов (проб)

Ниже приведен универсальный шаблон, основанный на Приложении № 15 к Постановлению Госстандарта РФ № 182 и формах, используемых в ГУ «ЦГиЭ» (например, Борисовский зональный ЦГиЭ).

 АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ (ПРОБ)
 № ______________ от «___» _____________ 20__ г. НАИМЕНОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА ИЛИ Ф.И.О. ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА (ИЗГОТОВИТЕЛЯ/ЗАЯВИТЕЛЯ):
 ООО «ПримерПродукт»
 ИНН 77__________ ОГРН 1________________
 Юр. адрес: г. Москва, ул. ###, д; 10, пом. 5
НАИМЕНОВАНИЕ И АДРЕС ОРГАНИЗАЦИИ, ГДЕ ПРОИЗВОДИЛСЯ ОТБОР:
 Склад ООО «ЛогистикСервис»
 г. Москва, ш. Энтузиастов, д. 25, корпус 3, секция Б
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРОИЗВОДЯЩЕЙ ОТБОР (ЛАБОРАТОРИЯ/ЦГИЭ):
 ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в г. Москве»
 Аккредитация № РА.РУ.21________ от __.__.20__
 Адрес: г. Москва, ул. ###, д. 1
 СОСТАВ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ:
 От изготовителя (заказчика):
 Петров Петр Петрович — Начальник ОТК ООО «ПримерПродукт» _______________ /Петров П.П./
 Сидорова Анна Ивановна — Лаборант ОТК ООО «ПримерПродукт» _______________ /Сидорова А.И./
От лаборатории (органа по сертификации):
 Иванов Иван Иванович — Старший научный сотрудник отд. микробиологии ФБУЗ «ЦГиЭ» _______________ /Иванов И.И./
 Смирнов Сергей Сергеевич, Лаборант отд. химии ФБУЗ «ЦГиЭ» _______________ /Смирнов С.С./
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ПРОДУКЦИИ (ОБЪЕКТА ОТБОРА):
 Колбаса вареная высшего сорта «Докторская»
 ТУ 9197-001-________-2022
ЕДИНИЦА ИЗМЕРЕНИЙ: кг / упаковка (шт.)
 РАЗМЕР ПАРТИИ: 500 кг (партия № 2026/09/15-01, 250 упаковок по 2 кг)
РЕЗУЛЬТАТ НАРУЖНОГО ОСМОТРА ПАРТИИ:
 Упаковка целой, герметичной, без повреждений и следов промоек. Маркировка читаемая, соответствует ТУ. Пломбы целые (№ 12345, 12346). Температура в глубине продукта: +3.2 °C.
ДАТА ВЫРАБОТКИ: г. СРОК ГОДНОСТИ: 45 суток при температуре от 0 до +4 °C.
ПРОБА (ОБРАЗЕЦ) ОТБОРАНА В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ:
 ГОСТ 31493-2013 (ISO 17604:2003) «Мясные продукты. Правила отбора проб», п. 7.2 (отбор из партии готовой продукции).
КОЛИЧЕСТВО ОТОБРАННЫХ ОБРАЗЦОВ:
 Всего отобрано: 3 (три) лабораторные пробы.
 Масса каждой лабораторной пробы: 1.0 кг (формировалась из 2-х потребительских упаковок).
 Распределение:
 — На испытания (основная проба): 1 проба (№ 2026/09/15-01-1) — масса 1;0 кг.
 — Контрольная проба (арбитражная): 1 проба (№ 2026/09/15-01-2) — масса 1.0 кг.
 — Ссылочная проба (хранится у изготовителя): 1 проба (№ 2026/09/15-01-3) — масса 1.0 кг.
ЦЕЛЬ ОТБОРА:
 Испытание продукции по показателям безопасности (микробиологические: МАФАНМ, бактерии группы колиформ, патогены — Salmonella, L. monocytogenes, S. aureus; физико-химические: массовая доля влаги, белка, жира, натрия нитрита, фосфатов) в соответствии с требованиями ТР ТС 021/2011, ТР ТС 022/2011, ТУ 9197-001-________-2022.
МЕСТО И ДАТА ОТБОРА ПРОБ:
 Склад ООО «ЛогистикСервис», г. Москва, ш. Энтузиастов, д. 25, к. 3, секция Б.
 «15» сентября 2026 г., время начала 10:30, окончание 11:15.
УСЛОВИЯ УПАКОВКИ, МАРКИРОВКИ И ТРАНСПОРТИРОВКИ ПРОБ:
 Пробы упакованы в стерильные полиэтиленовые пакеты, герметично закреплены стрейч-пленкой, помещены в термоконтейнер с холодоаккумуляторами (температура транспортировки 0…+4 °C). На каждой пробе наклейка с номером пробы, датой отбора, Ф.И.О. отбравшего. Доставка в лабораторию автотранспортом лаборатории в течение 2 часов.
ПОДПИСИ:
ОТ ИЗГОТОВИТЕЛЯ (ЗАКАЗЧИКА):
 Должность: Начальник ОТК
 Подпись: _________________ /Петров П.П./
 М.П. (при наличии)
ОТ ЛАБОРАТОРИИ (ОРГАНА ПО СЕРТИФИКАЦИИ):
 Должность: Старший научный сотрудник
 Подпись: _________________ /Иванов И.И./
 М.П. (при наличии) 

Ключевые правила и частые ошибки при заполнении

Правила заполнения

Непроливаемость: Заполнение ручкой синего или черного цвета (для архивных копий), без исправлений и зачеркиваний. Ошибки корректируются по правилам делопроизводства (зачеркивание одной линией, правильный вариант рядом, подпись корректирующего, дата).
Полнота данных: Все поля обязательны к заполнению. Если поле не применимо, ставится черта или пишется «—».
Единство номенклатуры: Наименование продукции в акте должно в точности совпадать с наименованием в декларации соответствия, сертификате, ТУ и на упаковке.
Прослеживаемость: Номер партии в акте должен совпадать с номером на упаковке и в журнале выпуска/учетной документации.
Подписи двух сторон: Акт подписывается представителем заказчика (изготовителя) И представителем лаборатории. Одно подписание делает документ недействительным для аккредитованных испытаний.
Сроки: Акт составляется в 2 (двух) экземплярах (один у заказчика, один у лаборатории) непосредственно в момент отбора.

Типичные ошибки, приводящие к недействительности результатов

Отсутствие ссылки на метод отбора (ГОСТ/МУ). Лаборатория не может подтвердить представительность пробы.
Несоответствие массы пробы требованиям методики испытаний. (Например, для микробиологии колбасы нужно минимум 100-200 г, а отобрали 50 г).
Нарушение цепочки хранения (Cold Chain). В акте не указаны условия транспортировки или они не соблюдены (проба доехала при +10 °C).
Отсутствие контрольной (арбитражной) пробы. Обязательно для сертификации, декларирования и спорных ситуаций.
Нечитаемые подписи без расшифровки. Должны быть Ф.И.О. полностью.
Отбор пробы из поврежденной/немаркированной упаковки без соответствующей пометки в акте.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты отбора

С 2020 года активно внедряется электронный обмен актами отбора проб через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, ГИС МТ «Честный ЗНАК» для маркируемой продукции).

Электронный акт имеет такую же юридическую силу, как бумажный, при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у обеих сторон.
В ЭДО часто используются структурированные форматы (XML/JSON) по стандартам ФНС или отраслевым регламентам (например, для ветеринарных сопроводительных документов в «Меркурии» или пищевой продукции в «Честном ЗНАКЕ»).
При электронном оформлении обязательно приложение сканов приложений (фото партии, фото процесса отбора, температурные логигеры).

Хранение актов отбора проб

Срок хранения: Не менее срока годности продукции плюс 1 год (для пищевой продукции), либо в соответствии с отраслевыми архивными нормами (обычно 5–10 лет для отчетов об испытаниях и сопутствующих актов).
Форма хранения: Бумажные оригиналы (с живыми подписями и печатями) или электронные оригиналы в ЭДО/ЭАРХИВЕ с гарантированной недоступностью для изменения.
Акты отбора являются основанием для формирования Протоколов испытаний (Исследований) и хранятся вместе с ними в деле испытаний партии.

Грамотно заполненный Акт отбора проб — это гарантия того, что результаты лабораторных испытаний будут приняты контролирующими органами (Роспотребнадзор, Россельхознадзор, Росаккредитация), судами и контрагентами. Использование единых форм (Приложение № 15, формы аккредитованных лабораторий) и строгого соблюдения ГОСТов по отбору проб для конкретной продукции исключает риски оспаривания результатов анализа.

Рекомендация: Перед проведением отбора всегда согласовывайте форму акта с испытательной лабораторией, которая будет проводить анализы, так как у аккредитованных лабораторий могут быть утвержденные внутренние формы (ФР.XX), отличающиеся от типовых по набору полей (например, обязательные поля для ввода в ЛИМС — лабораторную информационную систему).

Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов необходимо руководствоваться действующими на момент отбора нормативными правовыми актами, техническими регламентами и аккредитационными требованиями конкретной лаборатории.