Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт отбора проб (образцов) – обязательный документ‚ подтверждающий факт взятия материала для последующего контроля качества‚ испытаний или сертификации. Его корректное оформление влияет на достоверность результатов лабораторных исследований и на возможность использования протоколов в таможенном‚ надзорном и сертификационном процессах.

Нормативная база

Основные требования к содержанию и форме акта отбора проб изложены в:

ГОСТ Р 58972-2020 «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия»;
ГОСТ 24297-2013 «Методы отбора проб и подготовкироведения испытаний строительных материалов» (приложение Б содержит образец формы акта);
Отраслевые стандарты и технические условия (ТУ)‚ специфичные для конкретной продукции (зерно‚ бетон‚ пищевые продукты и т.д.).

Хотя строгой унифицированной формы акта не установлено‚ перечисленные нормативы определяют обязательные реквизиты‚ которые должны присутствовать в документе.

Структура акта отбора проб и образцов

Типовой акт включает следующие разделы:

Шапка документа – наименование организации‚ её адрес‚ реквизиты (ИНН‚ ОГРН) и номер акта.
Дата и место отбора – указываются день‚ месяц‚ год и точный адрес (или склад‚ участок) где производился отбор.
Основание отбора – ссылка на договор‚ заявку‚ сертификат соответствия‚ таможенную декларацию или иной документ‚ требующий контроля.
Информация о партии товара – наименование продукции‚ артикул/код‚ количество‚ номер партии‚ дата изготовления‚ условия хранения.
Метод отбора – указание используемого стандарта (ГОСТ‚ ТУ‚ методика) и способа отбора (точечный‚ комбинированный‚ слоевой и т.д.).
Описание отобранных проб – количество взятых образцов‚ их масса/объём‚ упаковка‚ маркировка (код пробы)‚ условия терморежима при транспортировке.
Подписи ответственных лиц – ФИО‚ должность‚ подпись и расшифровка лица‚ производившего отбор; представителя заказчика (если требуется); лица‚ ответственного за хранение проб до передачи в лабораторию.
Примечания – особенности отбора (нарушение пломб‚ изменение температурного режима‚ внешние повреждения упаковки и т.п.).

Пошаговая инструкция заполнения акта

Подготовка
- Проверьте наличие всех необходимых нормативных документов (ГОСТ‚ ТУ‚ методики отбора).
- Убедитесь‚ что у вас есть бланк акта (можно распечатать образец из приложения Б ГОСТ 24297-2013 или использовать электронный шаблон).
Заполнение шапки
- Введите полное наименование организации‚ её адрес‚ ИНН‚ ОГРН.
- Присвойте документу уникальный номер (например‚ АОП‑2026‑001).
Указание даты и места отбора
- Запишите день‚ месяц‚ год в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Укажите точный адрес склада‚ цеха‚ участка или транспортного средства‚ где производился отбор.
Основание отбора
- Ссылка на номер договора‚ заявку на сертификацию‚ таможенную декларацию или иной документ‚ требующий контроля.
Описание партии товара
- Наименование продукции (например‚ «пшеница мягкая 3‑го класса»).
- Артикул/код продукции.
- Номер партии и дата изготовления.
- Объём/масса партии.
- Условия хранения (температура‚ влажность).
Метод отбора
- Укажите номер и название стандарта‚ регламентирующего отбор (например‚ «ГОСТ 13586.3‑2020» для зерна).
- Опишите способ отбора (точечный из нескольких мест‚ комбинированный‚ слоевой и т;д.).
Описание отобранных проб
- Количество взятых образцов (например‚ 3 пробы по 500 г каждая).
- Масса/объём каждой пробы.
- Упаковка (пакет‚ банка‚ контейнер) и её маркировка (код пробы‚ дата отбора).
- Температурный режим при транспортировке (если критичен).
Подписи
- Лицо‚ производившее отбор: ФИО‚ должность‚ подпись‚ расшифровка.
- Представитель заказчика/декларанта (при необходимости).
- Лицо‚ ответственное за передачу проб в лабораторию (если отличается от отборщика).
Примечания
- Отметьте любые отклонения от нормы (например‚ повреждённая пломба‚ нарушение температурного режима).
- Если проба была объединена из нескольких точек – укажите это явным образом.

Пример заполненного акта (фрагмент)

АКТ ОТБОРА ПРОБ И ОБРАЗЦОВ № АОП‑2026‑001

Организация: ООО «ТестКонтроль»
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10‚ офис 5
ИНН ###‚ ОГРН 112###

Дата отбора: 
Место отбора: склад №3‚ ООО «АгроСнаб»‚ г. Москва‚ промзона «Северное»

Основание отбора: Договор поставки № СТ‑2026/045 от 

Партия товара:
Наименование: Пшеница мягкая 3‑го класса
Артикул: ПШ‑3‑КЛ
Номер партии: ПШ‑2026‑08
Дата изготовления: 
Масса партии: 20 000 кг
Условия хранения: t = +15 ± 5 °C‚ относительная влажность ≤ 70 %

Метод отбора: ГОСТ 13586.3‑2020 «Зерно. Методы отбора проб»
Способ отбора: точечный (5 точек по 0‚4 м³ каждая)

Отобранные пробы:
Количество проб: 3
Масса каждой пробы: 500 г
Упаковка: полиэтиленовый пакет с zip‑замком
Маркировка: ПШ‑2026‑08‑П‑01‚ ПШ‑2026‑08‑П‑02‚ ПШ‑2026‑08‑П‑03
Температурный режим при транспортировке: +18 ± 2 °C (термоконтейнер)

Подписи:
Отборщик: _________________ / Иванов И.И. / ведущий специалист по качеству
Представитель заказчика: _________________ / Петрова А.С. / менеджер по поставкам
Ответственный за передачу в лабораторию: _________________ / Сидоров В.В. / кладовщик

Примечания: Пломбы на контейнерах партии intact‚ температура в месте хранения соответствовала норме.

Частые ошибки при заполнении акта

Отсутствие ссылки на нормативный документ – без указания ГОСТ/ТУ сложно подтвердить корректность метода отбора.
Неполные данные о партии – пропуск номера партии‚ даты изготовления или условий хранения приводит к невозможности проследить происхождение пробы.
Неуказание количества и массы проб – лаборатория может отказатся принимать материал без чёткой характеристики.
Отсутствие подписей или их нечитабельность – делает акт недействительным в глазах надзорных органов.
Игнорирование замечаний о нарушении условий – если пломба повреждена или температура вышла за пределы‚ это должно быть отражено в примечаниях‚ иначе результаты испытаний могут быть оспорены.

Акт отбора проб: нормативная база, структура и пошаговая инструкция по заполнению