Акт об уничтожении документов – это официальный документ, подтверждающий факт утилизации бумажных носителей, срок хранения которых истёк по законодательству. Он необходим для:
- подтверждения выполнения требований контролирующих органов;
- защиты персональных данных и коммерческой тайны;
- ведения внутреннего учёта архивных операций.
Когда требуется составлять акт
Акт оформляется в следующих случаях:
- По истечении установленного срока хранения документов (бухгалтерских, кадровых, управленческих и др.).
- При проведении плановой или внеплановой ревизии архива.
- Когда организация решает уничтожить документы по собственной инициативе, но только после подтверждения, что срок хранения истёк.
Основные этапы подготовки к уничтожению
- Экспертиза ценности документов. Создаётся экспертная комиссия (ЭК), в которую могут входить сотрудники отдела делопроизводства, юридической, кадровой службы, бухгалтерии либо представители архивной компании.
- Отбор документов к уничтожению. Из общего массива выбираются только те дела, у которых срок хранения истёк. При этом запрещено уменьшать установленные законом сроки.
- Подготовка материала. С документов удаляются скрепки, корешки, пластиковые вкладыши и другие посторонние предметы, которые могут повредить оборудование.
- Обеспечение условий уничтожения. Выделяется отдельное помещение с ограниченным доступом, готовится необходимое оборудование (шредер, промышленный измельчитель и т.п.).
Варианты уничтожения документов
- Собственные силы. Организация сама проводит процедуру, используя свой персонал и технику. Требуется соблюдение всех требований к измельчению (фракция должна быть достаточно мелкой, чтобы восстановление информации было невозможно).
- Привлечение сторонней архивной компании. Специалисты проводят экспертизу, отбор, уничтожение и оформление всей документации. Это предпочтительный вариант при больших объёмах, отсутствии опыта или необходимости гарантировать конфиденциальность.
Содержание акта об уничтожении документов
Акт составляется в письменной форме и включает следующие разделы:
- Шапка документа. Наименование организации, её реквизиты (ИНН, КПП, юридический адрес), название акта и дата его составления.
- Основание для уничтожения. Указание на нормативный акт, регламентирующий сроки хранения (например, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», приказы Минкультуры и т.д.).
- Сведения о документах, подлежащих уничтожению. Перечень наименований дел, их индексы, количество листов, даты создания и истечения срока хранения.
- Способ уничтожения. Описание использованного оборудования (марка и модель шредера, мощность, режим работы) и результата (фракция измельчения, например, «до 2 мм»).
- Дата и место проведения процедуры. Указание точного времени и адреса помещения, где осуществлялось уничтожение.
- Подписи ответственных лиц. Подписи председателя и членов экспертной комиссии, представителя организации-заказчика (если уничтожение выполнялось сторонней компанией) и лица, непосредственно выполнявшего утилизацию.
- Приложения. К акту могут прилагаться: копия договора с архивной компанией, фото‑ или видеоматериалы процесса, протокол экспертизы ценности.
Образец акта об уничтожении документов
Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации. Все персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) следует заменить на реальные значения перед подписанием.
----------------------------------------------------------------- АКТ об уничтожении документов ----------------------------------------------------------------- Наименование организации: ______________________________________ ИНН/КПП: _________________________________________________ Юридический адрес: _________________________________________ Дата составления акта: «__» __________ 20__ г. Основание для уничтожения: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Минкультуры России от __.__.20__ № ___ «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих уничтожению». Список документов, подлежащих уничтожению: № п/п | Наименование дела | Индекс дела | Кол‑во листов | Дата создания | Дата истечения срока хранения ------|-------------------|-------------|---------------|---------------|------------------------------ 1 | Бухгалтерская ведомость за 2018 г. | БУ‑2018/01 | 150 | | 2 | Личные карточки сотрудников (уволенные до 2015 г.) | КАД‑2015/07 | 320 | | … | … | … | … | … | … Способ уничтожения: Использован промышленный шредер модели «Делис‑Архив PRO‑5000». Режим работы: непрерывный, производительность до 2 т/ч. Результат измельчения: фракция бумаги не более 2 мм, восстановление информации невозможно. Дата и место проведения уничтожения: «__» __________ 20__ г., помещение № ___ по адресу: _________________________________________________________. Ответственные лица: Председатель экспертной комиссии: _____________________ / ______________________ (подпись) (расшифровка) Член ЭК (отдел делопроизводства): ___________________ / ______________________ Член ЭК (юридическая служба): _______________________ / ______________________ Представитель организации‑заказчика (при привлечении сторонней компании): __________ / __________ Лицо, непосредственно выполнявшее уничтожение: ___________ / ________________ Приложения: Договор № ___ от «__» __________ 20__ г; с архивной компанией «Делис Архив». Протокол экспертизы ценности документов от «__» __________ 20__ г. Фотоматериалы процесса уничтожения (сделаны __.__.20__ г.). -----------------------------------------------------------------
Рекомендации по оформлению и хранению акта
- Акт подписывается всеми членами экспертной комиссии и лицом, ответственным за уничтожение.
- Один экземпляр акта остаётся в архиве организации, второй – передаётся в контролирующий орган по требованию, третий – хранится у руководителя подразделения, отвечающего за документооборот.
- Срок хранения самого акта об уничтожении определяется внутренними нормативными актами организации, но обычно составляет не менее 5 лет.
- При электронном ведении документооборота акт можно сканировать и хранить в защищённой системе электронного архива с ограничением доступа.
Правильное составление акта об уничтожении документов гарантирует соблюдение законодательных требований, защищает конфиденциальную информацию и упрощает взаимодействие с проверяющими органами. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, ваша организация сможет оформить процедуру утилизации быстро, прозрачно и без рисков.
Статья подготовлена на основе publicly available источников и актуальна на .