Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляется в соответствии с внутренними регламентами организации и действующим законодательством в области архивного дела и документопроизводства․ Ниже представлен пошаговый гид, который поможет правильно подготовить такой документ․
Нормативная база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ)․
- Постановление Правительства РФ от № 2063 «Об утверждении Правил ведения архивного фонда»․
- Внутренние положения организации: положение об архиве, инструкция по работе с документами, регламент уничтожения документов․
Этапы подготовки акта
- Инициатива выделения․ Ответственное подразделение (например, отдел делопроизводства) формирует перечень документов, подлежащих уничтожению, на основе сроков хранения, указанных в номенклатуре дел․
- Проверка соответствия․ Юридический отдел или архивариус проверяет, что документы действительно не имеют архивной ценности и не подлежат обязательному сохранению․
- Составление проекта акта․ Заполняется шаблон акта, в который вносятся все необходимые реквизиты․
- Согласование․ Проект акта направляется на согласование руководителю подразделения, юристу и ответственному за архив․
- Утверждение․ После получения всех подписей акт считается утверждённым и вступает в силу․
- Уничтожение․ По акту осуществляется физическое уничтожение документов (шредер, сжигание и т․п․) в присутствии комиссии․
- Фиксирование факта уничтожения․ Составляется акт об уничтожении, который прилагается к основному акту о выделении․
Структура акта о выделении к уничтожению
Акт обычно включает следующие разделы:
- Шапка документа․ Наименование организации, её реквизиты (ИНН, ОГРН, юридический адрес), название акта, номер и дата составления․
- Преамбула․ Краткое описание основания для составления акта (например, «В соответствии с пунктом 4․2 Положения об архиве…»)
- Перечень документов․ Таблица с колонками: № п/п, индекс дела, наименование дела, количество листов, срок хранения, основание для уничтожения (ссылка на номенклатуру дел)․
- Подписи․ Должность, ФИО (можно заменить на инициалы или обозначить как «Ответственный сотрудник»), подпись и расшифровка подписи у каждого из участников комиссии (руководитель подразделения, юрист, архивариус, представитель бухгалтерии и т․д․)․
- Приложения․ Копии номеров дел, выписки из номенклатуры дел, протоколы согласования (при необходимости)․
Пример заполнения акта (упрощённый вариант)
АКТ № 2026‑09‑10/01 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Организация: ООО «Пример»
ИНН: ###
ОГРН: 112###
Юридический адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10
Дата составления:На основании пункта 4․2 Положения об архиве ООО «Пример» и номенклатуры дел, утверждённой приказом № 45 от , комиссия выделила следующие документы к уничтожению:
| № п/п | Индекс дела | Наименование дела | Кол‑во листов | Срок хранения | Основание для уничтожения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01‑01‑001 | Приказы о поощрении сотрудников за 2020 год | 12 | 5 лет | Пункт 2․3 номенклатуры дел |
| 2 | 02‑04‑015 | Счета‑фактуры полученные за I квартал 2021 года | 45 | 4 года | Пункт 3․1 номенклатуры дел |
Председатель комиссии: _________________ /И․И․ Иванов/
Член комиссии (юрист): _________________ /П․П․ Петров/
Член комиссии (архивариус): _________________ /С․С․ Сидорова/
Приложения:
- Выписка из номенклатуры дел (лист № 12)․
- Протокол согласования от ․
Рекомендации по оформлению
- Используйте официальный бланк организации с логотипом․
- Все цифровые показатели (количество листов, сроки хранения) указывайте без сокращений․
- В таблице удобно применять чёткое выравнивание по левому краю для текста и по правому краю для числовых показателей․
- Подписи заверяются печатью организации (если требуется внутренним регламентом)․
- После утверждения акт хранится в деле «Уничтожение документов» сроком, установленным номенклатурой дел (обычно 5 лет)․
Правильно оформленный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, обеспечивает законопослушность процесса уничтожения, минимизирует риски нарушения архивного законодательства и упрощает внутренний контроль за документооборотом․ Следуя представленной структуре и рекомендациям, организация сможет вести прозрачную и соответственную работу с документами, подлежащими утилизации․