Акт о прогуле (отсутствии на рабочем месте) – это официальный документ, фиксирующий факт невыхода сотрудника на работу без уважительной причины. Его составление необходимо для дальнейшего применения дисциплинарных мер, включая возможное увольнение. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем трудовом законодательстве РФ и практике кадровых служб.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81, ст. 192‑193) – определяет основания для disciplinарного взыскания за прогулы.
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 6) – требует обработки персональных данных сотрудников только в рамках трудовых отношений.
• Внутренние локальные нормативные акты организации (Положение о трудовой дисциплине, Правила внутреннего трудового распорядка).

Что считается прогулом?

Согласно ст. 81 ТК РФ, прогулом является отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов подряд в течение одного рабочего дня без уважительной причины и без предварительного уведомления работодателя. К уважительным причинам относятся:

• болезнь (подтверждённая листком нетрудоспособности);
• уход за больным членом семьи;
• вызов в органы государственной власти или судебные органы;
• иные обстоятельства, признанные уважительными локальным нормативным актом.

Когда необходимо составлять акт?

Акт составляется в следующих ситуациях:

1. Первый факт отсутствия – если сотрудник не вышел на работу и не предоставил объяснение в течение рабочего дня.
2. Повторные прогулы – после первого акта, если отсутствие продолжается или повторяется в последующие дни.
3. Подготовка к дисциплинарному взысканию – перед объявлением выговора, строгого выговора или увольнения за прогул.
4. Необходимость доказательной базы – для возможного обращения в суд или трудовую инспекцию.

Пошаговая процедура составления акта

1. Фиксация факта отсутствия – руководитель или ответственное лицо фиксирует время начала и окончания отсутствия (например, с 09:00 до 13:00).
2. Запрос объяснения – в течение рабочего дня направляется письменная (или электронная) просьба предоставить объяснение отсутствия. Срок ответа – обычно 2 рабочих дня.
3. Сбор подтверждающих документов – табели учета рабочего времени, записи системы контроля доступа, показания свидетелей (коллег, охраны).
4. Составление акта – оформляется документ в произвольной форме, но обязательно содержащий реквизиты организации, дату и место составления, ФИО сотрудника (можно заменить на инициалы или условное обозначение, если требуется скрыть персональные данные), описание факта отсутствия, ссылки на нормативные акты и подписи ответственных лиц.
5. Ознакомление сотрудника с актом – акт вручается под расписку. Если сотрудник отказывается расписываться, делается отметка об отказе с участием двух свидетелей.
6. Принятие решения – на основании акта руководитель издает приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор, строгий выговор, увольнение).

Пример формы акта (без персональных данных)

-----------------------------------------------------------------
 АКТ
о прогуле (отсутствии на рабочем месте)
-----------------------------------------------------------------
Дата составления: 
Место составления: г. Москва, офис ООО «Пример»

На основании:
- Табеля учета рабочего времени за период с по ;
- Записи системы контроля доступа (отсутствие прохода через турникет с 09:00 до 13:00 );
- Служебной записки от руководителя отдела № 12 от .

Установлено:
Сотрудник (Ф.И.О.: ) отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 13:00
 без уважительной причины и без предварительного уведомления
работодателя. Продолжительность отсутствия составила 4 часа,
что соответствует признакам прогула согласно ст. 81 ТК РФ.

Факт прогула подтвержден. Рекомендуется рассмотреть вопрос о
применении дисциплинарного взыскания в соответствии с внутренним
положением о трудовой дисциплине.

Составляющие:
_____________________ _____________________
Руководитель отдела Специалист по кадрам
(подпись) (подпись)

Сотрудник ознакомлен с актом: _____________________
(подпись, дата) (при отказе – отметка)
-----------------------------------------------------------------

Что делать после составления акта?

• Вручить акт сотруднику под расписку (или оформить отказ).
• Издать приказ о дисциплинарном взыскании (с указанием основания – акт о прогуле);
• Внести запись в трудовую книжку (если применяется увольнение).
• Сохранить акт и связанные документы в личном деле сотрудника минимум 5 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации).
• При необходимости подготовить материалы для обращения в государственную инспекцию труда или суд.

Частые ошибки при составлении акта

1. Отсутствие указания точного времени начала и конца отсутствия – без этого сложно доказать, что продолжительность превысила 4 часа.
2. Несоблюдение срока запроса объяснения – если сотрудник не получил возможность дать объяснение, акт может быть признан незаконным.
3. Отсутствие подписей свидетелей – особенно важно, если сотрудник отказывается расписываться.
4. Использование неформального языка или эмоциональных оценок – акт должен быть сухим, фактическим документом.
5. Нарушение конфиденциальности персональных данных – не следует указывать полные ФИО, адреса, номера телефонов в открытых частях акта, если это не требуется для внутреннего использования.

Составление акта о прогуле – обязательный этап в процессе применения дисциплинарных мер к сотруднику, систематически нарушающему трудовой распорядок. Чтобы акт имел юридическую силу, необходимо четко фиксировать факт отсутствия, соблюдать процедуру запроса объяснения, оформить документ в соответствии с требованиями ТК РФ и локальных нормативных актов, а также обеспечить ознакомление сотрудника с актом под расписку. Следуя представленной пошаговой инструкции, кадровая служба минимизирует риски оспаривания акта в суде и обеспечит законность последующих disciplinary действий.

Помните: каждый случай прогула требует индивидуального подхода, но основа – документирование факта и соблюдение процедуры – остается неизменной.