Акт о недостаче товара – это документ‚ фиксирующий факт несоответствия количества (или качества) полученного груза заявленному в накладной или договоре поставки. Он служит основанием для претензий поставщику‚ возврата средств или замены недостающего товара. Ниже представлен подробный разбор требований к оформлению акта‚ а также готовый образец с замаскированными персональными данными.

Когда составляется акт о недостаче товара

• При получении груза от транспортной компании или непосредственно от поставщика;
• Когда количество единиц товара‚ указанное в товарно‑транспортной накладной (ТТН) или счете‑фактуре‚ не совпадает с фактически принятым;
• При выявлении недостачи после разгрузки и сверки с сопроводительными документами;
• Если недостача обнаружена в процессе инвентаризации склада.

Правовая база

Оформление акта регулируется:

1. Гражданским кодексом РФ (ст. 406‑408 – о неисполнении обязательств по количеству);
2. Постановлением Правительства РФ от № 614 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учёта и финансовой отчётности в организациях» (в части учёта материальных ценностей);
3. Внутренними нормативными актами организации (положением о приёмке и отпуске материалов‚ инструкцией по оформлению претензий).

Требования к содержанию акта

В акте должны быть отражены следующие реквизиты:

• Название документа («Акт о недостаче товара»);
• Дата и место составления;
• Наименование организации‑получателя (покупателя) и её реквизиты (ИНН‚ КПП‚ юридический адрес – замаскировать при публикации);
• Наименование организации‑поставщика и её реквизиты (аналогично маскируются);
• Номер и дата основного договора поставки‚ номер товарно‑транспортной накладной (или счета‑фактуры);
• Перечень недостающего товара (наименование‚ артикул‚ единицы измерения‚ заявленное количество‚ фактически полученное количество‚ разница);
• Причины недостачи (если известны – например‚ ошибка при комплектации‚ повреждение упаковки);
• Подписи уполномоченных представителей сторон (получателя и поставщика) с расшифровкой ФИО и должностей – персональные данные маскируются;
• Приложения (копия ТТН‚ фотофиксация недостачи‚ протокол осмотра и т.д.).

Образец акта о недостаче товара (персональные данные замаскированы)

Ниже представлен шаблон‚ который можно скопировать в Word или Google Docs‚ заменив замаскированные поля на реальные данные вашей организации и поставщика.

АКТ О НЕДОСТАЧЕ ТОВАРА
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ составили настоящий акт о том‚ что при приёмке товара по договору № ___________ от «___» __________ 20__ г. и товарно‑транспортной накладной № ___________ от «___» __________ 20__ г. выявлена недостача следующего товара:


 

 
№
 
Наименование товара
 
Артикул / Код
 
Ед. изм.
 
Заявлено‚ ед.
 
Получено‚ ед.
 
Недостача‚ ед.
 
Примечание
 
 

 
1
 
[Наименование товара 1]
 
[Артикул 1]
 
[шт/кг/л и т.д.]
 
[Заявлено]
 
[Получено]
 
[Разница]
 
[Причина‚ если известна]
 
 

 
2
 
[Наименование товара 2]
 
[Артикул 2]
 
[Ед. изм.]
 
[Заявлено]
 
[Получено]
 
[Разница]
 
[Примечание]
 
 


Приложения:
Копия товарно‑транспортной накладной № ___________;
Копия счета‑фактуры № ___________;
Фотоматериалы‚ фиксирующие недостачу;
Протокол осмотра груза (при наличии).

Представитель получателя: _____________________ / [ФИО] / [Должность] 
Представитель поставщика: _____________________ / [ФИО] / [Должность]

М.П. (при наличии печати)

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовка документов: соберите договор поставки‚ ТТН‚ счёт‑фактуру‚ а также результаты пересчёта товара на складе.
2. Фиксация факта: при выявлении недостачи сразу же сделайте фото/видео упаковок‚ отметьте время и место обнаружения.
3. Составление акта: используйте представленный шаблон‚ заполнив все поля реальными данными (за исключением персональных данных‚ которые при публикации следует замаскировать).
4. Согласование сторон: акт подписывается уполномоченным представителем получателя и‚ если возможно‚ представителем поставщика (или его уполномоченным лицом). В случае отказа поставщика подписать акт‚ делайте отметку об этом и направляйте претензию в письменной форме.
5. Направление претензии: к акту прилагайте копию претензии с требованием о возмещении стоимости недостающего товара‚ его замене или предоставлении скидки. Срок ответа – обычно 10 рабочих дней (по договорённости).
6. Учёт в бухгалтерии: недостачу отражайте на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (или аналогичном‚ в зависимости от учётной политики).

Что делать‚ если поставщик отказывается признать акт

• Направьте претензию с приложением акта и требованием возместить убытки в течение установленного срока.
• Если ответ не получен или получен отказ‚ подготовьте исковое заявление в арбитражный суд (для хозяйственных споров) или суд общей юрисдикции (для потребительских отношений).
• В судебном процессе акт о недостаче товара является важным доказательством‚ подтверждающим факт неисполнения обязательства поставщиком по количеству.

Правильно оформленный акт о недостаче товара – это не только внутренний документ для бухгалтерии‚ но и юридически значимый инструмент защиты интересов организации. Соблюдение установленной формы‚ наличие всех необходимых реквизитов и своевременное направление претензии позволяют минимизировать финансовые потери и ускорить процесс урегулирования спора с поставщиком.

Примечание: все персональные данные (ФИО‚ телефоны‚ адреса) в данном образце намеренно заменены на замаскированные поля ([ФИО]‚ [Телефон]‚ [Адрес] и т.д.). При реальном использовании замените их на актуальные сведения вашей организации и контрагента‚ а при публикации в открытых источниках снова выполните маскировку.