В процессе приемки товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) покупатель может столкнуться с ситуацией, когда фактически полученное количество товара меньше заявленного в сопроводительных документах․ Для фиксации такого расхождения составляется акт о недопоставке товара при приемке․ Данный документ служит основанием для предъявления претензий поставщику, корректировки бухгалтерского учета и, при необходимости, взыскания неустойки или штрафов․

Правовая база

• Гражданский кодекс РФ (ст․ 486‑489) – регулирует вопросы количества и качества поставляемого товара;
• ФЗ‑44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг» – при государственных закупках;
• Внутренние нормативные акты организации (положение о приемке ТМЦ, инструкция по работе с претензиями);
• Методические рекомендации по заполнению формы ТОРГ‑2 (акт недостачи товара или ТМЦ при приемке на склад)․

Когда составляется акт о недопоставке

Акт оформляется в следующих случаях:

1. При выявлении недостачи при приемке товара от поставщика или перевозчика;
2. Если недостача обнаружена после разгрузки, но до смешивания с однородной продукцией;
3. Когда количество полученного товара не соответствует количеству, указанному в накладной, спецификации или договоре․

Последовательность действий при обнаружении недопоставки

1. Остановить приемку и обеспечить сохранность товара (изолировать его от остальных партий)․
2. Проверить сопроводительные документы (товарную накладную, спецификацию, договор) и установить заявленное количество․
3. Составить акт о недопоставке (форма ТОРГ‑2 или аналогичный внутренний бланк) в присутствии представителей покупателя и, если возможно, поставщика/перевозчика․
4. Вручить один экземпляр акта поставщику (или его представителю) под расписку, второй оставить у себя, третий – передать в бухгалтерию для корректировки учета․
5. При необходимости направить претензию поставщику с требованием поставить недостающее количество товара, вернуть оплату или выплатить неустойку․
6. Оформить бухгалтерские проводки (см․ раздел «Бухгалтерский учет»)․

Содержание акта о недопоставке (форма ТОРГ‑2)

Типовой акт включает следующие реквизиты:

• Наименование организации‑покупателя и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес – указываются без персональных данных)․
• Наименование организации‑поставщика и её реквизиты․
• Номер и дата договора, на основании которого осуществляется поставка․
• Номер и дата товарной накладной (или иного сопроводительного документа)․
• Наименование товара, его артикул/код, единицы измерения․
• Заявленное количество (по накладной)․
• Фактически полученное количество․
• Разница (недопоставка) – указывается абсолютное значение и, при необходимости, процент от заявленного количества․
• Причины недопоставки (если известны: ошибка в отгрузке, повреждение упаковки, частичная потеря в пути и т․д․)․
• Подписи представителей покупателя, поставщика (или перевозчика) и дата составления акта․
• Примечание: «По остальным товарно‑материальным ценностям расхождений нет»․

Образец заполнения акта о недопоставке (форма ТОРГ‑2)

Ниже представлен пример заполнения․ Все персональные данные заменены на обобщенные обозначения․

АКТ О НЕДОПОСТАВКЕ ТОВАРА ПРИ ПРИЕМКЕ

 
Наименование покупателя: ООО «Пример-Торг»
 
ИНН/КПП: ### / ###
 
Адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10
 

 
Наименование поставщика: ИП Иванов И․И․
 
ИНН/КПП: ### / ###
 
Адрес: г․ Санкт‑пр․, пр․ Примерный, д․ 5
 

 
Договор №: 2026/045 от 
 
Товарная накладная №: 12345 от 
 

 

 

 
№ п/п
 
Наименование товара
 
Артикул/Код
 
Ед․ изм․
 
Заявлено, ед․
 
Получено, ед․
 
Недопоставка, ед․
 
 

 
1
 
Канцелярские наборы «Офис»
 
КН‑001
 
шт․
 
1000
 
850
 
150
 
 

 
2
 
Бумага А4, 80 г/м²
 
Б‑А4‑80
 
лист
 
5000
 
4800
 
200
 
 
 

 
Примечание: По остальным товарно‑материальным ценностям расхождений нет․
 

 
Подпись представителя покупателя: _________________ / Иванов П․С․
 
Подпись представителя поставщика: _________________ / Петров А․В․
 
Дата составления акта: «06» сентября 2026 г․

Бухгалтерский учет недопоставки

После составления акта бухгалтерия производит следующие записи:

• При выявлении недопоставки до оплаты:
  • Дт 60 Кт 10 – уменьшение суммы задолженности поставщику на стоимость недостающего товара;
  • Дт 91․2 Кт 60 – отражение суммы штрафа/неустойки (если предусмотрено договором)․
• При оплате полной суммы и последующем выявлении недопоставки:
  • Дт 10 Кт 60 – возврат излишне уплаченной суммы (или зачет в будущих поставках);
  • Дт 91․2 Кт 60 – начисление штрафных санкций․
• Если недостающее количество товара будет поставлено позже:
  • Дт 10 Кт 60 – приемка недостающего товара;
  • Дт 60 Кт 51 – оплата поставки (или зачет предоплаты)․

Практические рекомендации

1. Всегда фиксируйте факт недопоставки в присутствии сторон (покупатель, поставщик, перевозчик)․ Это упрощает последующее взыскание․
2. Храните копию акта вместе с товарной накладной, договором и перепиской с поставщиком не менее срока исковой давности (3 года)․
3. При оформлении претензии ссылайтесь на акт о недопоставке как на основное доказательство․
4. Если недопоставка носит системный характер, рассмотрите возможность изменения условий договора (введение штрафных санкций, уточнение процедуры приемки)․
5. Для автоматизации процесса можно использовать шаблоны в 1С:Бухгалтерия или ERP‑системы, где акт формируется на основе расхождений между данными накладной и фактическим приходом․

Акт о недопоставке товара при приемке – важный инструмент защиты интересов покупателя․ Правильное оформление данного документа позволяет не только зафиксировать факт нарушения условий поставки, но и обеспечить законное основание для предъявления претензий, корректировки бухгалтерского учета и взыскания финансовых санкций․ Соблюдение установленной процедуры и использование типовой формы ТОРГ‑2 значительно сокращают риски споров и упрощают взаимодействие с контрагентами․