Дисциплинарное взыскание за прогул (отсутствие на рабочем месте более четырёх часов без уважительной причины) является одним из самых распространённых видов ответственности работника․ Для его законного применения необходимо оформить акт об отсутствии работника на рабочем месте, который служит основанием для последующего приказа о наложении взыскания (замечание, выговор или увольнение)․ Ниже представлен подробный обзор правовой основы, этапов составления и готовый образец акта․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 193 – порядок применения дисциплинарного взыскания (требование письменного объяснения, срок – два рабочих дня)․
• Статья 81 ТК РФ – основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (прогул)․
• Письмо Роструда от № ПГ/14032-6-1 – разъяснения по оформлению акта об отсутствии․
• Постановления судов (например, дело № 2‑1234/2024) – подтверждают, что акт, составленный с соблюдением процедуры, является допустимым доказательством в суде․

Когда составляется акт

Акт составляется, если:

1. Работник отсутствовал на рабочем месте более четырёх часов подряд без уважительной причины (прогул)․
2. По истечении двух рабочих дней после требования о письменном объяснении работник не предоставил объяснение либо объяснение признано неуважительным․
3. Наличие свидетелей (не менее двух человек) подтверждающих факт отсутствия․

Порядок составления акта

1. Подготовка: руководитель подразделения совместно с кадровиком и юристом проверяет наличие оснований для составления акта․
2. Требование объяснения: направляется работнику письменное требование (можно вручить под роспись или отправить заказным письмом)․ Срок – два рабочих дня․
3. Сбор свидетелей: привлекаются два‑три сотрудника, непосредственно наблюдавших отсутствие (например, коллеги по смежному участку, охрана)․
4. Оформление документа: заполняется акт по утверждённой форме (см․ образец ниже)․ В акте указываются:
   • дата и время составления;
   • ФИО и должность работника;
   • период отсутствия (дата, часы начала и конца);
   • ФИО и должности свидетелей;
   • отметка о получении/неполучении объяснения;
   • подписи составляющих и свидетелей․
5. Ознакомление работника: акт вручается сотруднику под роспись о получении․ Если работник отказывается расписаться, делается соответствующая отметка․
6. Вынесение приказа: на основании акта издаётся приказ о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение)․

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию․ Все персональные данные заменены условными обозначениями․

АКТ
об отсутствии работника на рабочем месте

г․ _______________________ «___» __________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся:

______________________________ (должность) – ______________________________ (ФИО)
______________________________ (должность) – ______________________________ (ФИО)
______________________________ (должность) – ______________________________ (ФИО)

в соответствии с пунктом __________ внутреннего трудового распорядка организации
и статьёй 193 ТК РФ составили настоящий акт о том, что:

Работник: ______________________________ (ФИО), занимающий должность ______________________________,
Подразделение: ______________________________,
Табельный номер: ___________,

Отсутствовал на рабочем месте с «___» __________ 20__ г․ в ___:___ до «___» __________ 20__ г․ в ___:___
(продолжительность ____ часов ____ минут), без уважительной причины․
Свидетели отсутствия:
______________________________ (ФИО, должность) – подпись _____________
______________________________ (ФИО, должность) – подпись _____________
______________________________ (ФИО, должность) – подпись _____________

Требование объяснения:
Работнику было направлено письменное требование о предоставлении объяснения
отсутствия (вручено под роспись «___» __________ 20__ г․ / отправлено заказным письмом № _______)․
Срок предоставления объяснения истёк «___» __________ 20__ г․
Объяснение работником не предоставлено / предоставлено, но признано неуважительным
(приложить копию объяснения, если имеется)․

На основании вышеизложенного считается, что работник совершил дисциплинарный проступок
– прогул (отсутствие на рабочем месте более четырёх часов без уважительной причины),
что является основанием для применения к нему дисциплинарного взыскания
в соответствии со ст․ 81 ТК РФ․

Подписи:
Составляющие акта: _____________________ _____________________ _____________________
Свидетели: _____________________ _____________________ _____________________
Работник (ознакомлен): _____________________ (подпись) «___» __________ 20__ г․

Примечание: При отказе работника расписаться о получении акта делается отметка:
«Работник от расписывания отказался», подпись составляющего и дата․

Рекомендации по оформлению

• Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй выдаётся работнику под роспись․
• Все подписи должны быть разборчивыми, рядом указываются ФИО и должность․
• Если работник отказался дать объяснение, в акте делается отметка «Объяснение не предоставлено» с указанием даты истечения срока․
• В случае наличия уважительной причины (больничный лист, вызов в суд и т․п․) акт не составляется; вместо этого оформляется соответствующий документ (больничный лист, вызов и т․д․)․
• Хранить акт в личном деле работника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․

Правильно оформленный акт об отсутствии работника на рабочем месте является ключевым доказательством при применении дисциплинарного взыскания и защищает интересы работодателя в случае спора в суде․ Соблюдение установленной процедуры (требование объяснения, наличие свидетелей, своевременное оформление) минимизирует риски признания акта незаконным и обеспечивает законность последующего приказа о наложении взыскания․

Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под внутренние нормативные акты вашей организации и специфику конкретного случая․