Согласно действующему законодательству РФ, отсутствие или несохранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности рассматривается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.
Нормативная база
Статья 15.11 КоАП РФ (в редакции Федерального закона от № 77‑ФЗ, с изменениями от № 113‑ФЗ) устанавливает:
- штраф для должностных лиц за первое нарушение – от 5 000 до 10 000 руб.;
- штраф за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 2 лет;
- грубым нарушением считается, в частности, отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности в течение установленных сроков хранения.
Что относится к отсутствию документов бухгалтерского учета
Под отсутствием документов понимаются ситуации, когда:
- первичные учетные документы (счета‑фактуры, накладные, акты, платежные поручения и т.д.) не оформлены или не сохранены;
- регистры бухгалтерского учета (журналы, главная книга, вспомогательные книги) не ведутся или отсутствуют;
- бухгалтерская (финансовая) отчетность не составлена на основе данных регистров или вовсе не представлена в установленные сроки;
- отсутствует аудиторское заключение, если его проведение обязательно.
Размеры административного штрафа
- Первое нарушение – штраф от 5 000 до 10 000 руб. на должностное лицо.
- Повторное нарушение (в течение года после первого) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 2 лет.
Особенности применения ответственности
Согласно примечанию 1.1 к ст. 15.11 КоАП РФ, ответственность за искажение показателей отчетности не применяется к лицу, осуществляющему ведение учета, если искажение возникло из‑за непредоставления или несвоевременной передачи первичных документов другими лицами. Однако отсутствие самих документов (не их передача) подпадает под основное положение статьи и влечет штраф.
Как избежать штрафов за отсутствие учетных документов
- Организовать систему документооборота: ввести регламенты приема, регистрации и хранения первичных документов (электронный документооборот упрощает контроль).
- Обеспечить своевременное внесение данных в регистры: ежедневно или с периодичностью, установленной внутренними нормативными актами, вносить информацию из первичных документов в журналы и главную книгу.
- Соблюдать сроки хранения: первичные документы хранятся не менее 5 лет, регистры бухгалтерского учета – не менее 5 лет, бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (в зависимости от вида документа срок может увеличиваться).
- Проводить внутренние проверки: регулярно (например, раз в квартал) проводить инвентаризацию наличия и корректности учетных документов.
- Обучать персонал: проводить инструктажи по правилам оформления и хранения первичных документов, а также по последним изменениям в законодательстве.
- Использовать профессиональные бухгалтерские услуги: при outsourcing‑обслуживании убедиться, что контрагент предоставляет гарантии сохранности и своевременной передачи всех необходимых документов.
Практические рекомендации по подготовке к проверке
- Сформировать перечень обязательных первичных документов для каждого вида деятельности (поставки, услуги, расчеты с персоналом и т;д.).
- Проверить наличие журналов учета операций по кассе, банку, расчетам с контрагентами, основным средствам и т.п.
- Убедиться, что бухгалтерская отчетность за отчетный период составлена, подписана руководителем и главным бухгалтером, а также представлена в налоговый орган в установленные сроки.
- При выявлении недостающих документов немедленно восстановить их (запросить дубликаты у контрагентов, восстановить на основании платежных поручений и т.д.) и оформить акт о восстановлении.
- Фиксировать все действия по восстановлению и хранению документов – это может служить смягчающим обстоятельством при рассмотрении дела.
Отсутствие документов бухгалтерского учета является серьезным нарушением, за которое предусмотрены значительные административные штрафы и, при повторном нарушении, возможна дисквалификация должностного лица. Соблюдение правил документооборота, своевременное ведение регистров и хранение документов в течение установленных сроков позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность финансовой деятельности организации.
Информация актуальна на .